Arbeitszeiterfassung: digital, rechtssicher und fair

Arbeitszeiterfassung bedeutet, dass Beginn, Ende, Pausen und Dauer der Arbeit eines Beschäftigten dokumentiert werden. Für Unternehmen in Deutschland ist das längst mehr als eine Frage guter Organisation. Es ist eine rechtliche Pflicht. Dieser Ratgeber erklärt, was dazu gehört, welche Regeln gelten und wie zeitfair die Erfassung praktikabel und fair gestaltet.

Was ist Arbeitszeiterfassung?

Unter Arbeitszeiterfassung versteht man die fortlaufende Aufzeichnung der geleisteten Arbeitszeit. Im Alltag werden die Begriffe Zeiterfassung und Arbeitszeiterfassung meist gleich verwendet. Gemeint ist immer dasselbe: Es gibt einen verlässlichen Nachweis darüber, wann und wie lange jemand gearbeitet hat.

Dazu gehören in der Regel:

• der Beginn und das Ende der Arbeitszeit am jeweiligen Tag,
• die Pausen,
• die Gesamtdauer der Arbeit,
• bei Bedarf Projekte, Kunden oder Tätigkeiten, damit Abrechnungen möglich sind.

Eine Arbeitszeiterfassung ist nicht dasselbe wie eine Leistungskontrolle. Sie beschreibt, wann gearbeitet wurde, und sagt nichts über die Qualität der Arbeit aus. Genau an dieser Unterscheidung setzt auch der faire Ansatz von zeitfair an.

Warum Arbeitszeiterfassung Pflicht ist

Das BAG-Urteil von 2022

Lange war umstritten, ob Arbeitgeber die Arbeitszeit aller Beschäftigten erfassen müssen. Mit seinem Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) hat das Bundesarbeitsgericht diese Frage klar beantwortet. Arbeitgeber müssen ein System einführen, mit dem die von jedem Beschäftigten geleistete Arbeitszeit erfasst wird. Das BAG leitet diese Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz in Verbindung mit europarechtlichen Vorgaben ab.

Die Grundlage dafür ist das EuGH-Urteil in der Rechtssache C-55/18 (CCOO, 14.05.2019). Der Gerichtshof verlangt, dass Arbeitszeit mit einem System erfasst wird, das objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Der Gesetzgeber hat diese Vorgaben bislang nicht in allen Einzelheiten ausgestaltet. Wer heute rechtssicher handeln will, sollte sich deshalb an diesen Maßstäben orientieren.

Gesetze und Urteile im Überblick

Die Tabelle ist eine Orientierung und keine vollständige Auflistung. Welche Vorgaben im Einzelfall gelten, hängt von Branche, Vertrag und Betrieb ab.

Wer ist betroffen?

Die Pflicht gilt grundsätzlich für alle Beschäftigten. Ob und wie einzelne Gruppen etwa leitende Angestellte ausgenommen sind, ist im Einzelfall zu prüfen und in der Fachwelt nicht abschließend geklärt. Ein Ausnahmefall ist deshalb nicht automatisch anzunehmen. Mehr dazu finden Sie auf der Seite zur Arbeitszeiterfassung Pflicht.

Welche Anforderungen gelten an das System?

Aus der Rechtsprechung lassen sich vier praktische Anforderungen ableiten:

1. Objektiv: Die Erfassung darf nicht von Stimmungen oder Erinnerungen abhängen. Sie passiert zeitnah und mit festen Regeln.
2. Verlässlich: Einträge dürfen nicht unbemerkt verändert werden. Änderungen müssen nachvollziehbar sein.
3. Zugänglich: Beschäftigte können ihre eigenen Zeiten einsehen. Berechtigte Personen können Auswertungen abrufen.
4. Vollständig: Beginn, Ende, Pausen und Dauer sind erfasst, und die Daten bleiben für die gesetzlichen Fristen erhalten.

Papier, Excel oder digitale Lösung?

Viele Betriebe starten mit einem Stundenzettel aus Papier oder einer Excel-Tabelle. Beides kann funktionieren, hat aber Grenzen.

Entscheidend ist nicht das Werkzeug an sich, sondern ob die Anforderungen aus dem vorherigen Abschnitt erfüllt sind. Eine Software bietet dafür meist die einfachste Grundlage. Mehr zu den Unterschieden finden Sie unter Zeiterfassung App und Stundenzettel Vorlage.

So erfasst zeitfair Arbeitszeit fair

zeitfair ist eine Zeiterfassung für Teams in der DACH-Region und der EU. Sie ist so aufgebaut, dass sie die gesetzlichen Anforderungen unterstützt und zugleich die Interessen der Beschäftigten respektiert.

Timer oder manuelle Einträge

Beschäftigte stempeln Beginn und Ende per Timer. Wer unterwegs ist oder vergessen hat zu stempeln, trägt die Zeit manuell nach. Projekte, Kunden und Aufgaben lassen sich zuordnen, wenn das für die Abrechnung nötig ist. Die Erfassung funktioniert im Browser auf dem Smartphone über eine mobile Web-Ansicht, ohne App-Installation.

Pausen und Höchstarbeitszeit prüfen

zeitfair prüft die Pausen nach dem Arbeitszeitgesetz. Wenn eine Pause fehlt oder die tägliche Höchstarbeitszeit überschritten wird, erscheint ein Hinweis. So lassen sich Verstöße früh erkennen, bevor sie zum Problem werden.

Korrekturen mit Audit-Trail

Fehler passieren. Wichtig ist, dass Korrekturen sichtbar bleiben. In zeitfair werden Änderungen mit Zeitstempel und Ursache im Audit-Log festgehalten. So bleibt jede Änderung nachvollziehbar. Das schafft Vertrauen auf beiden Seiten.

Abwesenheiten und Überstundenkonto

Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten lassen sich beantragen und genehmigen. Das Überstundenkonto zeigt laufend den aktuellen Stand. Beschäftigte sehen ihre Zeiten jederzeit selbst im Self-Service.

Auswertung ohne Einzelbewertung

zeitfair zeigt Insights auf Team- und Projektebene, etwa wie viele Stunden ein Projekt bisher gebraucht hat. Es gibt bewusst keine individuelle Leistungsbewertung, kein Scoring und keine Rangliste einzelner Personen. zeitfair ist keine Mitarbeiterüberwachung. Die Software dient dazu, Arbeitszeit korrekt festzuhalten, nicht dazu, Menschen zu kontrollieren.

Rollen und Daten in der EU

Owner, Admin, Manager und Mitarbeitende haben jeweils eigene Rechte. Daten werden in der EU gespeichert, in Frankfurt. Der Auftragsverarbeitungsvertrag steht online bereit. Außerdem können Daten exportiert und gelöscht werden.

Datenschutz und Betriebsrat

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Die Verarbeitung muss deshalb der DSGVO entsprechen, insbesondere dem Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO. Erfasst werden nur die Angaben, die für Nachweis und Abrechnung tatsächlich gebraucht werden.

Wenn ein Betriebsrat besteht, hat er bei der Einführung technischer Einrichtungen zur Überwachung mitzubestimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Eine Betriebsvereinbarung schafft hier Klarheit für alle Seiten. Praktisch bewährt hat sich, Zwecke, Zugriffsrechte und Auswertungen vorab schriftlich festzulegen. Mehr dazu auf der Seite zur Zeiterfassung und Betriebsrat. Für die datenschutzrechtlichen Fragen lohnt ein Blick auf Zeiterfassung und DSGVO.

So führen Sie Arbeitszeiterfassung ein

1. Ziel festlegen: Klären Sie, wofür die Daten gebraucht werden, etwa für Nachweise, Abrechnung oder Projektplanung.
2. Betriebsrat einbinden: Falls vorhanden, sprechen Sie die Einführung frühzeitig ab.
3. Regeln definieren: Legen Sie fest, wer wann erfasst, wie Korrekturen laufen und wer Auswertungen sieht.
4. Team schulen: Ein kurzes Training reicht meist. Zeigen Sie, wie Timer, manuelle Einträge und Abwesenheiten funktionieren.
5. Auswerten und nachjustieren: Prüfen Sie nach einigen Wochen, ob die Abläufe passen, und passen Sie Regeln bei Bedarf an.

Eine ausführliche Übersicht zur Pflicht finden Sie auch unter Arbeitszeiterfassung Pflicht.

Preise und Start

zeitfair ist im Free-Tarif für bis zu 3 Nutzer kostenlos. Die kostenpflichtigen Tarife kosten Basic 3,90 €, Pro 6,90 € und Business 9,90 € pro Nutzer und Monat. Die aktuellen Preise und Tarifdetails finden Sie jederzeit auf der Preisseite.

Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten arbeitsrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder an Ihren Steuerberater.