Projektzeiterfassung, die Teams und Kunden fair abbildet

Was Projektzeiterfassung leistet

Projektzeiterfassung bedeutet, dass Sie jede gearbeitete Stunde einem Projekt, einem Kunden und einer Aufgabe zuordnen. Damit beantworten Sie drei Fragen: Woran wurde gearbeitet, für wen, und wie viel Zeit hat es gekostet? Die Antworten brauchen Sie für Angebote, Abrechnung, Nachkalkulation und die Planung kommender Projekte.

Eine reine Arbeitszeiterfassung hält fest, wann jemand begonnen und aufgehört hat. Die Projektzeiterfassung setzt auf der Ebene der Arbeit an. Beide Sichten ergänzen sich: Die Gesamtzeit zeigt, ob Arbeitszeitregeln eingehalten werden, die Projektzeit zeigt, wohin sie fließt.

Projekt, Kunde und Aufgabe: die drei Ebenen

Eine saubere Struktur entscheidet darüber, ob Auswertungen später etwas taugen. Bewährt hat sich eine feste Dreiteilung.

Projekte anlegen und benennen

Ein Projekt braucht einen klaren Zweck und eine verantwortliche Person. Vermeiden Sie Sammelprojekte wie „Verschiedenes“, denn dort verschwindet Zeit, die sich später nicht mehr zuordnen lässt. Interne Tätigkeiten wie Vertrieb, Weiterbildung oder Organisation bekommen eigene Projekte, damit sie in den Auswertungen sichtbar bleiben.

Kunden und Aufgaben zuordnen

Projekte gehören zu Kunden, Aufgaben zu Projekten. Im Alltag sieht das so aus: Eine Mitarbeiterin bucht eine Stunde auf „Relaunch Webshop“, Aufgabe „Konzeption“, Kunde „Muster GmbH“. Wenn alle im Team dieselben Bezeichnungen verwenden, lassen sich Berichte ohne Nacharbeit zusammenführen. Legen Sie die Aufgabenliste zentral an, statt sie frei erfinden zu lassen.

Abrechenbar und nicht abrechenbar

Für Dienstleister ist entscheidend, welcher Teil der Zeit einem Kunden in Rechnung gestellt werden kann. Eine Stunde Projektarbeit aus dem Angebot und eine Stunde interne Abstimmung wirken unterschiedlich auf Umsatz und Auslastung.

Warum die Trennung zählt

Ohne Trennung wird jede Stunde gleich behandelt. Das verzerrt die Kalkulation: Tätigkeiten, die nie berechnet werden, drücken die Quote, und Rechnungen sind schwerer nachvollziehbar. Wer die Unterscheidung von Anfang an mitführt, spart sich die Rekonstruktion am Monatsende.

So bilden Sie die Trennung ab

Trennen Sie Kundenarbeit und interne Arbeit über die Projektstruktur: Kundenprojekte auf der einen Seite, interne Projekte auf der anderen. Ob eine Buchung abrechenbar ist, ergibt sich aus dieser Struktur und wird im Abrechnungsprozess geprüft. Die exportierten Berichte bilden dafür die Grundlage.

Budgets und Überschreitungen im Blick behalten

Ein Budget ist die Stundenzahl, die ein Projekt laut Angebot oder Plan verbrauchen darf. Sobald Zeit gebucht wird, lässt sich vergleichen, wo ein Projekt steht.

Budget als Planwert

Legen Sie das Budget beim Projektstart fest und halten Sie fest, worauf es sich bezieht: Angebotsstunden, Festpreis oder Kontingent. Ein Budget ohne klaren Bezug zur Vereinbarung führt nur zu Diskussionen.

Überschreitungen früh erkennen

Die meisten Überschreitungen entstehen schleichend, nicht durch einen einzelnen großen Fehler. Deshalb lohnt ein fester Blick auf den Stand, etwa jede Woche. Die Projektsummen exportieren Sie als CSV oder PDF und gleichen sie mit Ihrer Planung ab. Den Vergleich mit dem Budget übernehmen Sie also im Export oder in Ihrer Projektplanung.

Team-Auslastung auswerten

Auslastung beschreibt, welcher Anteil der verfügbaren Zeit in Projekten steckt. Für Teamleitungen ist sie eine Grundlage für Planung, keine Leistungsmessung.

Auswertung auf Team- und Projektebene

zeitfair zeigt Insights auf Team- und Projektebene: Wie viel Zeit fällt in welchen Projekten an, und wie verteilt sich die Arbeit im Team? Die Auswertung richtet sich auf Kapazität und Schwerpunkte. Individuelle Scores oder Ranglisten gibt es bewusst nicht.

Was Auslastung aussagt und was nicht

Eine hohe Quote heißt nicht, dass jemand besonders gut arbeitet, und eine niedrige nicht, dass jemand untätig ist. Interne Tätigkeiten, Einarbeitung und Krankheitszeiten gehören zur Realität. Nutzen Sie die Zahlen, um Engpässe zu erkennen, Projekte neu zu verteilen und Schätzungen zu verbessern.

Typische Fehler bei der Projektzeiterfassung

Die meisten Probleme mit Projektzeiten sind organisatorisch, nicht technisch. Drei Muster tauchen immer wieder auf.

Buchen am Wochenende oder in Sammelbuchungen

Wer erst am Freitag für die ganze Woche bucht, schätzt Stunden aus dem Gedächtnis. Die Zahlen werden dann rund, und Zusammenhänge gehen verloren. Tragen Sie Zeiten möglichst am selben Tag ein, und nutzen Sie den Timer für Arbeit, die sich nicht sauber schätzen lässt.

Unklare Projektgrenzen

Ist „Kundensupport“ ein eigenes Projekt oder Teil jedes Kundenprojekts? Beide Lösungen funktionieren, aber das Team muss sich auf eine Regel einigen. Schreiben Sie die Regel kurz auf, damit neue Kolleginnen und Kollegen sie übernehmen können.

Keine Auswertung, keine Wirkung

Zeit wird gebucht, aber niemand schaut auf die Zahlen. Legen Sie fest, wer welche Auswertung wann sieht, etwa die Projektleitung monatlich und die Teamleitung zur Kapazitätsplanung. Ohne diesen Rhythmus bleibt die Erfassung reine Pflicht.

Projektzeiten in Angebote und Nachkalkulation übertragen

Die wertvollste Anwendung der Projektzeiterfassung liegt in der Zukunft: Ein Angebot für ähnliche Projekte wird realistischer, wenn Sie wissen, wie viele Stunden das letzte vergleichbare Projekt gebraucht hat.

Nachkalkulation nach Projektabschluss

Vergleichen Sie am Ende eines Projekts die geplanten und die tatsächlichen Stunden je Aufgabe. Wo die Abweichung groß ist, liegt meist ein Schätzfehler oder eine unklare Anforderung vor. Notieren Sie diese Erkenntnis neben dem Projekt, damit sie beim nächsten Angebot greift.

Schätzungen über mehrere Projekte verbessern

Einzelne Projekte sind kleine Stichproben. Erst über mehrere ähnliche Aufträge zeigt sich, welche Aufgaben regelmäßig länger dauern. Dafür braucht es stabile Aufgabenbezeichnungen über die Zeit, denn nur dann lassen sich Projekte sinnvoll vergleichen.

Rechtlicher Rahmen: Arbeitszeit, DSGVO und Betriebsrat

Projektzeiterfassung ersetzt keine gesetzliche Arbeitszeiterfassung, sondern ergänzt sie. Die Pflichten dazu ergeben sich aus mehreren Quellen.

Arbeitszeit nach ArbZG und BAG

§ 16 Abs. 2 ArbZG verlangt Aufzeichnungen über Arbeitszeiten, die werktäglich acht Stunden übersteigen, und deren Aufbewahrung für zwei Jahre. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen müssen. Der EuGH hatte mit Urteil C-55/18 ein objektives, verlässliches und zugängliches System gefordert. Projektzeiten sollten deshalb so geführt werden, dass sie sich mit der Gesamtzeit abgleichen lassen.

Datenschutz und Mitbestimmung

Zeitdaten sind personenbezogen. Ihre Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage und muss auf den Zweck begrenzt bleiben. Auswertungen auf Team- und Projektebene reduzieren das Risiko, weil sie keine Leistungsprofile einzelner Personen erzeugen. Gibt es einen Betriebsrat, greift bei technischen Einrichtungen zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Stimmen Sie die Einführung deshalb früh ab. Die Daten liegen bei zeitfair in Frankfurt, den Auftragsverarbeitungsvertrag schließen Sie online ab. Dies ist keine Rechtsberatung.

Rollen und Zugriffe festlegen

Nicht jede Person muss alle Auswertungen sehen. zeitfair kennt die Rollen Owner, Admin, Manager und Employee. Owner und Admin verwalten Projekte und Einstellungen, Manager arbeiten im Umfang ihrer Verantwortung, und Mitarbeitende pflegen ihre eigenen Buchungen sowie den Zeitnachweis im Self-Service. Diese Trennung entspricht dem Grundsatz der Datensparsamkeit und macht die Verantwortung im Projekt klar. Wer die Rollen früh festlegt, vermeidet spätere Diskussionen über Zugriffe.

Pausen und Ruhezeiten einhalten

Projektarbeit darf nicht dazu führen, dass Pausen vergessen oder Ruhezeiten unterschritten werden. zeitfair prüft Pausen gegen die Vorgaben des ArbZG. Die Prüfung ersetzt keine Planung, sie macht Verstöße aber früh sichtbar, bevor sie sich im Monat summieren.

Projektzeiterfassung mit zeitfair einführen

Die ersten Schritte

1. Projekte und Kunden anlegen, bevor das Team startet.
2. Aufgaben als feste Liste pflegen, damit Bezeichnungen einheitlich bleiben.
3. Timer für laufende Arbeit nutzen, manuelle Einträge für Nachbuchungen. Korrekturen werden im Audit-Log festgehalten.
4. Monatlich den Zeitnachweis als PDF erzeugen und mit den Projektberichten abgleichen.

Tarife und Einstieg

Der Free-Plan gilt für bis zu drei Nutzer. Die kostenpflichtigen Tarife kosten Basic 3,90 €, Pro 6,90 € und Business 9,90 € pro Nutzer und Monat. Starten Sie mit einem kleinen Pilotprojekt, bevor Sie alle Teams umstellen.