Stundenzettel Vorlage: kostenlos für Excel und zum Ausdrucken

Was auf einen Stundenzettel gehört

Ein festes Formular schreibt der Gesetzgeber nicht vor. Entscheidend ist, dass die Angaben vollständig, nachvollziehbar und zeitnah festgehalten werden. Die Vorlage auf dieser Seite enthält deshalb die Felder, die für die tägliche Erfassung und für die Dokumentation von Minijobs gebraucht werden.

Die Felder Beginn, Ende und Dauer bilden den gesetzlichen Kern. Pausen und Unterschrift machen den Stundenzettel im Streitfall belastbarer.

Vorlage: Excel oder PDF

Die Vorlage gibt es in zwei Varianten, die Sie auf dieser Seite herunterladen können:

• Excel-kompatible Datei (CSV): Sie öffnet sich in Microsoft Excel, LibreOffice Calc und Google Tabellen. Geeignet, wenn Sie Stunden selbst summieren oder die Daten weiterverarbeiten möchten.
• Druckbare PDF: Sie drucken den Bogen aus, füllen ihn von Hand aus und lassen ihn unterschreiben. Geeignet für Betriebe, die bisher auf Papier arbeiten.

Beide Varianten enthalten dieselben Pflichtfelder, sodass Sie je nach Arbeitsweise wechseln können. Wichtig ist nur, dass Sie beim Wechsel keine Spalte weglassen. Fehlt der Beginn oder das Ende, lässt sich die Dauer nicht mehr nachvollziehen.

So füllen Sie den Stundenzettel richtig aus

1. Kopfdaten eintragen: Name, Personalnummer und Abrechnungsmonat.
2. Jeden Arbeitstag einzeln erfassen: Eine Zeile pro Tag. Sammeln Sie keine ganze Woche in einem Eintrag, sonst werden Fehler wahrscheinlicher.
3. Beginn und Ende eintragen: Verwenden Sie das 24-Stunden-Format, zum Beispiel 08:00 und 16:30.
4. Pausen separat notieren: Tragen Sie die tatsächliche Pausenzeit ein, nicht die geplante.
5. Dauer berechnen: Dauer ist Ende minus Beginn minus Pausen.
6. Regelmäßig unterschreiben: Wöchentlich oder zum Monatsende bestätigen Beschäftigte und Arbeitgeber die Angaben.

Drei Beispiele zur Kontrolle:

Wenn sich eine Angabe später ändert, streichen Sie den alten Wert nicht unleserlich durch. Korrigieren Sie nachvollziehbar mit Datum und Kürzel. Unklare Korrekturen führen schnell zu Rückfragen, wenn die Lohnabrechnung ansteht, und kosten dann mehr Zeit als die Korrektur selbst.

Stundenzettel für Minijobs: was das MiLoG verlangt

Bei Minijobs gilt eine besondere Aufzeichnungspflicht. Nach § 17 MiLoG müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit geringfügig Beschäftigter aufzeichnen. Die Aufzeichnung muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags erfolgen.

Dieselbe Pflicht gilt für Beschäftigte in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG, etwa im Baugewerbe, im Gastgewerbe oder in der Gebäudereinigung. Die Unterlagen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren (vgl. § 16 Abs. 2 MiLoG).

Praktisch bedeutet das: Ein Stundenzettel, der nur einen Monatswert nennt, reicht nicht. Gefordert sind die Angaben je Arbeitstag. Ein Monatssaldo darf ergänzend stehen, ersetzt aber die Tageseinträge nicht. Auch Arbeit am Wochenende, an Feiertagen oder kurze Einsätze an einzelnen Tagen müssen eingetragen werden. Gerade bei unregelmäßigen Einsatzplänen entstehen hier die meisten Lücken.

Der Stundenzettel ersetzt außerdem nicht die Lohnabrechnung. Er ist die Grundlage, auf der die Abrechnung aufbaut. Wer die Stunden jeden Monat mit dem Gehalt abgleicht, erkennt Abweichungen früh und vermeidet Nachzahlungen oder Streit.

Der gesetzliche Mindestlohn lag im Jahr 2026 bei 13,90 Euro je Stunde. Mit den erfassten Stunden lässt sich deshalb prüfen, ob der Mindestlohn für jeden Abrechnungsmonat eingehalten wurde. Dieser Abschnitt dient der Orientierung und ist keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheit helfen eine Steuerberatung oder die Minijob-Zentrale.

Typische Fehler beim Ausfüllen

Viele Stundenzettel scheitern nicht an der Rechtslage, sondern an kleinen Unstimmigkeiten. Die folgenden Fehler kommen in der Praxis besonders oft vor:

• Pausen werden vergessen: Die Dauer ist dann zu hoch, und die Abrechnung stimmt nicht mit der tatsächlichen Arbeitszeit überein.
• Nachträgliches Ausfüllen am Monatsende: Die Angaben sind dann oft ungenau. Tragen Sie Zeiten möglichst am selben oder nächsten Tag ein.
• Unterschiedliche Formate: Mal 8.30 Uhr, mal 8:30, mal 830. Ein einheitliches 24-Stunden-Format erleichtert die Prüfung.
• Dauer per Hand falsch gerechnet: Gerade bei Minuten entstehen schnell Rechenfehler. Ein Taschenrechner oder eine Formel in der Excel-Datei schafft Abhilfe.
• Unterschrift fehlt: Ohne Bestätigung ist unklar, ob die Angaben abgestimmt waren.

Mit einer klaren Routine lassen sich diese Fehler deutlich reduzieren. Legen Sie fest, wer wann einträgt, wer prüft und wann unterschrieben wird.

Excel, PDF oder digital: der Vergleich

Für wenige Beschäftigte mit festen Zeiten reicht oft eine Vorlage. Sobald mehrere Personen, Projekte oder wechselnde Schichten dazukommen, wird das manuelle Zusammenführen aufwendig. Eine Excel-Datei mit eigenen Formeln funktioniert gut, solange nur eine Person sie pflegt. Sobald mehrere Personen Dateien einreichen, entstehen Kopien mit unterschiedlichem Stand, und niemand weiß sicher, welche Version gilt.

Die Papier-PDF hat den Vorteil der klaren Unterschrift, bringt aber dieselben Probleme wie jede manuelle Erfassung: Die Angaben werden doppelt geschrieben, und Auswertungen entstehen erst nach dem Übertragen. Eine digitale Erfassung schreibt Zeiten dagegen direkt bei der Arbeit fest.

Warum digital Zeit spart

Ein Stundenzettel kostet vor allem Zeit an den Übergaben: abtippen, nachrechnen, einsammeln, ablegen und auf Rückfragen warten. Eine digitale Zeiterfassung verlagert diese Arbeit in den Moment, in dem sie anfällt.

zeitfair unterstützt das mit folgenden Funktionen:

• Timer oder manuelle Einträge: Sie starten die Zeit bei Arbeitsbeginn oder tragen Zeiten nachträglich ein.
• Pausen mit ArbZG-Prüfung: Die Erfassung weist auf fehlende Pausen hin. Nach § 4 ArbZG sind bei mehr als sechs Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten Pause vorgesehen, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten.
• Korrekturen mit Audit-Trail: Änderungen bleiben nachvollziehbar protokolliert.
• Abwesenheiten mit Freigabe: Urlaub und andere Abwesenheiten laufen über einen Genehmigungsprozess.
• Zeitnachweis und Export: Der monatliche Zeitnachweis steht als PDF bereit, Berichte lassen sich als CSV oder PDF exportieren.
• Selbstservice für Mitarbeitende: Beschäftigte sehen ihre eigenen Stunden und ihren Überstundensaldo.

zeitfair erfasst Arbeitszeit, nicht Leistung. Team- und Projektauswertungen zeigen Werte auf Gruppenebene, eine individuelle Bewertung gibt es nicht. Die Daten werden in der EU gespeichert (Frankfurt), der Auftragsverarbeitungsvertrag ist online verfügbar. Der Free-Tarif gilt für bis zu drei Nutzer, sodass sich ein Test ohne Kosten für kleine Teams anbietet.

Mehr zur Pflicht und Umsetzung finden Sie unter Arbeitszeiterfassung Pflicht und Überstunden erfassen.

Wann sich der Wechsel zur digitalen Erfassung lohnt

Eine Vorlage reicht, solange nur wenige Personen mit festen Zeiten arbeiten und die Auswertung einfach bleibt. Schwieriger wird es, sobald mehrere Faktoren zusammentreffen: wechselnde Schichten, Projekte mit eigenen Stundenbudgets, Überstunden, die ausgeglichen werden müssen, oder Mitarbeitende, die ihren Stand selbst einsehen möchten.

Ein typischer Monat mit Papierstundenzetteln sieht so aus: Die Zettel werden gesammelt, Stunden in eine Tabelle übertragen, Fehler gesucht und Rückfragen beantwortet. Diese Arbeit fällt jeden Monat erneut an. Bei einer digitalen Erfassung entsteht sie nur einmal, nämlich bei der Einrichtung.

Ein Wechsel gelingt am besten schrittweise. Starten Sie mit einem Team oder einer Abteilung, legen Sie fest, wer Zeiten erfasst und wer freigibt, und exportieren Sie den ersten Monat parallel zur bisherigen Vorlage. So sehen Sie schnell, ob die Zahlen übereinstimmen, bevor die Papiervariante ganz wegfällt.

Wichtig für die Akzeptanz im Team ist der Zweck. Eine Zeiterfassung dient der korrekten Abrechnung, dem Nachweis von Pausen und dem Überblick über Überstunden. Sie sollte nicht als Leistungskontrolle wahrgenommen werden. Genau deshalb trennt zeitfair Arbeitszeit von individueller Bewertung und zeigt in Auswertungen nur Team- und Projektwerte.

Fazit

Eine Stundenzettel Vorlage ist ein guter Einstieg, wenn wenige Personen mit einfachen Zeiten arbeiten. Für Minijobs sind Beginn, Ende und Dauer Pflicht, und die Unterlagen müssen aufbewahrt werden. Wer diesen Aufwand dauerhaft senken will, erfasst Zeiten digital und exportiert die Auswertungen, wenn sie gebraucht werden. So bleibt der Nachweis erhalten, ohne dass jeden Monat neu abgetippt werden muss.