Zeiterfassung App: mobil stempeln, fair auswerten

Zeiterfassung per App: Was Sie wissen sollten

Eine Zeiterfassung-App soll Arbeitszeiten schnell erfassen, ohne dass jemand ein Terminal suchen oder einen Papierzettel ausfüllen muss. Gerade in Teams mit Außendienst, Homeoffice oder Schichtwechsel ist das Smartphone oft das einzige Gerät, das immer dabei ist.

Die Suche nach einer „Zeiterfassung App“ bringt allerdings viele Angebote zum Vorschein, die sich in einem wichtigen Punkt unterscheiden: Sie sind entweder native Apps aus dem App Store und von Google Play oder mobile Web-Anwendungen, die im Browser laufen. Beides kann für Ihr Team passen. Entscheidend ist, dass Sie den Unterschied kennen.

Native App oder mobile Web-App?

zeitfair ist eine mobile Web-App (PWA). Sie erreichen sie über den Browser Ihres Smartphones und können sie anschließend auf dem Startbildschirm ablegen. Eine Installation über den App Store oder Google Play entfällt.

Wenn Ihre Mitarbeitenden ausschließlich auf dem Smartphone arbeiten und Sie Wert auf eine Installation aus dem Store legen, ist eine native App die bessere Wahl. Wenn Sie Zeiten am Smartphone, am Rechner und im Büro einheitlich führen möchten, bietet die Web-Variante einen einfachen Einstieg.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Gesetzliche Pflichten im Blick behalten

Arbeitgeber müssen Arbeitszeit erfassen. Das ergibt sich aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG), insbesondere aus § 16 Abs. 2 ArbZG. Danach muss die Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich hinaus nachgewiesen und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.

Der Europäische Gerichtshof hat in der Rechtssache C-55/18 (Urteil vom 14. Mai 2019) festgehalten, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System verpflichten müssen. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Linie im Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) aufgegriffen. Für die konkrete Ausgestaltung hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Eine App hilft nur, wenn sie diese Anforderungen technisch abbildet. Ein Timer, der Zeiten verliert, oder eine Liste, die sich unbemerkt ändern lässt, genügt nicht.

Pausen und Höchstarbeitszeiten

Das ArbZG verlangt Ruhepausen von 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden Arbeit und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden (§ 4 ArbZG). Die tägliche Höchstarbeitszeit liegt bei acht Stunden und kann unter bestimmten Voraussetzungen auf zehn Stunden verlängert werden (§ 3 ArbZG).

Eine gute Zeiterfassung-App macht diese Grenzen sichtbar, bevor sie überschritten werden. Bei zeitfair werden Pausen mit ArbZG-Prüfung erfasst, sodass Hinweise erscheinen, wenn Pausen fehlen oder zu kurz sind.

Datenschutz und Speicherort

Zeitdaten sind personenbezogene Daten. Sie fallen unter die DSGVO und brauchen eine klare Rechtsgrundlage, Zweckbindung und Löschkonzept. Achten Sie auf:

• Speicherort in der EU, bei zeitfair in Frankfurt,
• einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), der online abrufbar ist,
• einen Export der eigenen Daten und eine nachvollziehbare Löschung,
• ein Audit-Log, das Änderungen an Buchungen festhält.

Eine Zeiterfassung ist kein Instrument zur Überwachung. Sie dokumentiert Arbeitszeit, nicht Verhalten.

Transparenz für Mitarbeitende und Betriebsrat

Die beste Software scheitert, wenn Mitarbeitende nicht verstehen, was mit ihren Daten passiert. Gute Zeiterfassung zeigt jedem Beschäftigten die eigenen Buchungen, Salden und Korrekturen. Ein Betriebsrat kann die Funktionen prüfen, bevor eine Einführung beginnt.

zeitfair setzt auf Auswertungen für Teams und Projekte. Individuelle Leistungsbewertungen oder verdeckte Kontrolle sind nicht vorgesehen. Das ist bewusst so gewählt.

So funktioniert Zeiterfassung mit zeitfair auf dem Smartphone

Einstempeln per Timer oder Nachtrag

Beim Arbeitsbeginn starten Mitarbeitende den Timer, bei Projekten wählen sie optional Kunde, Projekt oder Tätigkeit. Wer vergessen hat zu stempeln, trägt die Zeit manuell nach. Nachträge bleiben im Verlauf der Buchung sichtbar.

Pausen und Abwesenheiten

Pausen lassen sich aus dem Timer heraus starten und beenden. Urlaub und Krankheit werden als Abwesenheit erfasst und können mit Freigabe durch eine Führungskraft bestätigt werden. So stimmen Arbeitszeit und Abwesenheitsübersicht überein.

Korrekturen mit Verlauf

Fehler passieren. Entscheidend ist, dass Korrekturen nachvollziehbar bleiben. Bei zeitfair wird jede Änderung an einer Buchung mit einem Audit-Trail festgehalten. Das schützt Mitarbeitende vor stillen Änderungen und Arbeitgeber vor Diskussionen bei Abrechnungen.

Überstunden, Berichte und Export

Das System berechnet Überstunden und zeigt einen Saldo je Mitarbeitendem. Berichte lassen sich als CSV oder PDF exportieren. Für Beschäftigte steht ein monatlicher Zeitnachweis als PDF bereit, den sie für Gespräche oder Unterlagen nutzen können.

Wer Abrechnungen mit Lohnbüro oder Steuerberatung abstimmt, findet im CSV-Export die Basis für die weitere Verarbeitung. Verwandte Themen finden Sie auf unserer Seite zur Arbeitszeiterfassung und zur digitalen Stempeluhr.

Preise im Überblick

zeitfair ist kostenlos für bis zu drei Nutzer. Für größere Teams gibt es drei Pläne, abgerechnet pro Nutzer und Monat:

Alle Pläne arbeiten mit den Rollen Owner, Admin, Manager und Mitarbeitende.

Für wen die Zeiterfassung per App passt

Die App eignet sich für kleine und mittlere Betriebe, Dienstleister mit Projektarbeit, Handwerksbetriebe mit wechselnden Baustellen sowie Teams im Homeoffice. Gerade wenn Mitarbeitende viel unterwegs sind, spart das Einstempeln vom Smartphone Zeit und reduziert vergessene Buchungen.

Weniger geeignet ist zeitfair für reine Schichtplanung oder Personaleinsatzplanung. Dafür braucht es ein eigenes Dienstplanwerkzeug. zeitfair konzentriert sich auf verlässliche Zeiterfassung, Abwesenheiten und faire Auswertungen.

Einführung in drei Schritten

Eine Zeiterfassung funktioniert nur, wenn sie im Alltag akzeptiert wird. Ein Vorgehen in drei Schritten hat sich bewährt:

1. Regeln festlegen. Legen Sie fest, wer stempelt, wann Nachträge erlaubt sind und wer Korrekturen freigibt. Halten Sie das schriftlich fest.
2. Mit einer kleinen Gruppe starten. Testen Sie mit wenigen Nutzern im kostenlosen Plan, welche Projekte, Pausen und Abwesenheiten im Betrieb tatsächlich vorkommen.
3. Betriebsrat einbinden. Zeigen Sie die Funktionen und Auswertungen, bevor Sie alle Mitarbeitenden einladen. Das schafft Vertrauen und erleichtert die Mitbestimmung.

Wer diese Reihenfolge einhält, vermeidet die häufigsten Konflikte: unklare Zuständigkeiten für Korrekturen, Diskussionen über Pausen und Missverständnisse über die Nutzung der Daten.

Typische Fragen aus dem Betriebsalltag

In der Praxis tauchen oft dieselben Fragen auf. Mitarbeitende fragen, ob sie ihre Zeiten selbst einsehen können. Führungskräfte möchten wissen, wie Überstunden entstehen und wann sie eingreifen sollten. Die Antwort liegt in klaren Auswertungen: Jeder sieht die eigenen Buchungen und den Saldo, Führungskräfte sehen Stunden auf Team- und Projektebene, und Änderungen sind über den Audit-Trail nachvollziehbar.

Bei zeitfair sind Auswertungen so angelegt, dass sie Planung und Abrechnung unterstützen, ohne einzelne Personen zu bewerten. Das ist ein bewusster Unterschied zu Werkzeugen, die Aktivität oder Leistung messen.

Fazit

Eine gute Zeiterfassung-App erfüllt drei Anforderungen: Sie ist im Alltag einfach, sie erfüllt die gesetzlichen Pflichten und sie behandelt Mitarbeitende fair. zeitfair ist als mobile Web-App gebaut, damit Ihr Team ohne Store-Download starten kann.

Wenn Sie prüfen möchten, ob das zu Ihrem Betrieb passt, starten Sie kostenlos mit bis zu drei Nutzern. Die Einordnung der rechtlichen Anforderungen ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Fragen zur konkreten Umsetzung in Ihrem Betrieb wenden Sie sich bitte an Ihre Rechtsberatung oder Ihren Betriebsrat.