Stundenzettel Minijob: Aufzeichnungspflicht nach MiLoG richtig umsetzen

Wer ist betroffen und was ist ein Minijob?

Ein Minijob ist eine geringfügige Beschäftigung nach § 8 SGB IV. Das Entgelt darf die Minijob-Grenze nicht überschreiten. Seit dem 1. Januar 2026 liegt sie bei 603 Euro im Monat. Wer darüber verdient, ist sozialversicherungspflichtig und fällt nicht mehr unter die Minijob-Regeln.

Für Minijobber verlangt § 17 Abs. 1 MiLoG, dass der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnet. Die Pflicht gilt für alle Branchen. Sie ist also nicht auf bestimmte Berufe beschränkt, auch wenn der Minijob im Büro, im Einzelhandel oder im Haushalt stattfindet.

Eine zweite Gruppe betrifft die Branchen nach § 2a SchwarzArbG. Dort erstreckt sich die Pflicht auf Beschäftigte in bestimmten Wirtschaftsbereichen, darunter das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, die Gebäudereinigung und das Wach- und Sicherheitsgewerbe. Die Aufzeichnungspflicht gilt dort unabhängig davon, ob es sich um einen Minijob handelt.

Entscheidend ist, ob tatsächlich eine geringfügige Beschäftigung im Sinne des § 8 SGB IV vorliegt. Steigt das Entgelt über die Minijob-Grenze oder ändert sich die Art der Beschäftigung, ändern sich auch die sozialversicherungsrechtlichen Regeln. Prüfen Sie daher bei jeder Entgeltänderung, ob die Voraussetzungen noch stimmen, und klären Sie Zweifel vor dem ersten Arbeitstag.

Die Aufzeichnungsfrist: sieben Kalendertage

Die Angaben müssen spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages festgehalten sein. Die Frist beginnt also nicht am Monatsende, sondern nach jedem einzelnen Arbeitstag.

Wer diese Frist einhält, hat die Angaben zeitnah und nachvollziehbar festgehalten. Wer einen ganzen Monat in einem Rutsch nachträgt, riskiert Fehler und Lücken, die sich später kaum noch klären lassen.

Was genau aufzuzeichnen ist

Das MiLoG nennt drei Pflichtangaben für jeden Arbeitstag:

• Beginn: Uhrzeit des Arbeitsbeginns
• Ende: Uhrzeit des Arbeitsendes
• Dauer: tatsächlich geleistete Arbeitszeit des Tages

Pausen sind im MiLoG nicht ausdrücklich als eigenes Feld genannt. Sie gehören aber in den Stundenzettel, weil sie zeigen, wie sich Beginn, Ende und Dauer zusammensetzen. Außerdem kontrolliert das Arbeitszeitgesetz die Pausen, sodass eine saubere Trennung im Streitfall hilft.

Auch Name, Personalnummer und Abrechnungsmonat gehören auf den Bogen. Sie ordnen die Angaben eindeutig einer Person und einem Zeitraum zu.

Ein Hinweis zur Praxis: Wenn Minijobber ihre Zeiten selbst eintragen, sollte der Arbeitgeber sie regelmäßig gegenlesen. Die Verantwortung für die Aufzeichnung bleibt beim Betrieb, auch wenn die Eingaben von den Beschäftigten kommen. Ein kurzer Blick jede Woche verhindert, dass sich Fehler über einen ganzen Monat ansammeln.

Die kostenlose Stundenzettel-Vorlage von zeitfair

Für die tägliche Erfassung bietet zeitfair eine kostenlose Vorlage an. Sie enthält alle Felder, die für Minijobs gebraucht werden, und ist in zwei Varianten erhältlich:

• Excel-kompatible Datei (CSV): öffnet sich in Excel, LibreOffice Calc und Google Tabellen. Die Summen lassen sich direkt berechnen.
• Druckbare PDF: Sie drucken den Bogen aus, füllen ihn von Hand aus und lassen ihn unterschreiben.

Beide Varianten sind in der Stundenzettel Vorlage enthalten. Die Felder sind identisch, Sie können also je nach Arbeitsweise wechseln, ohne etwas umzubauen.

So füllen Sie den Stundenzettel richtig aus

1. Kopfdaten eintragen: Name, Personalnummer und Abrechnungsmonat.
2. Jeden Arbeitstag eigene Zeile: Sammeln Sie keine Woche in einem Eintrag.
3. Beginn und Ende im 24-Stunden-Format: zum Beispiel 08:00 und 12:30.
4. Pausen separat notieren: die tatsächliche Pausenzeit, nicht die geplante.
5. Dauer berechnen: Ende minus Beginn minus Pausen.
6. Monatssumme prüfen: Die Summe der Tagesdauern sollte zur vereinbarten Arbeitszeit passen.

Ein Beispiel: Arbeitsbeginn 08:00, Ende 12:30, Pause 0:30. Die Dauer beträgt 4:00 Stunden. Die Rechnung lautet 12:30 minus 8:00 gleich 4:30, abzüglich 0:30 Pause, also 4:00.

Korrekturen tragen Sie mit Datum und Kürzel ein. Überschreiben Sie nichts unleserlich, denn das wirkt bei einer Prüfung wie ein nachträglicher Eingriff.

Häufige Fehler bei Minijob-Stundenzetteln

• Sammeleinträge: Eine Zeile für die ganze Woche erfüllt die Pflicht nicht, weil die Tage nicht erkennbar sind.
• Fehlende Uhrzeiten: Nur die Stundenzahl einzutragen, reicht nicht. Beginn und Ende sind Pflichtangaben.
• Nachträge nach Monatsende: Wer erst beim Abrechnen füllt, überschreitet leicht die Sieben-Tage-Frist.
• Keine Aufbewahrung: Die Unterlagen müssen mindestens zwei Jahre verfügbar sein.
• Unsignierte Bögen: Die Unterschrift ist gesetzlich nicht ausdrücklich vorgeschrieben, dient aber als Bestätigung der Angaben.

Was passiert bei Verstößen?

Wer die Aufzeichnung nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig vornimmt, handelt nach § 23 MiLoG ordnungswidrig. Die zuständige Behörde kann dafür ein Bußgeld verhängen. Fehlende oder unvollständige Unterlagen führen im Prüfungsfall schnell zu Nachfragen, selbst wenn die Arbeit tatsächlich geleistet wurde.

Der beste Schutz ist eine einfache Routine. Wer jeden Arbeitstag festhält und jeden Monat gegen die Lohnabrechnung prüft, muss im Prüfungsfall nicht rekonstruieren. Die Unterlagen belegen dann, was gearbeitet wurde und wann.

Kontrollliste vor der Lohnabrechnung

Bevor Sie einen Minijob-Lohn abrechnen, lohnt sich ein kurzer Check:

• Gibt es für jeden Arbeitstag eine eigene Zeile mit Beginn, Ende und Dauer?
• Wurde jede Zeile innerhalb von sieben Kalendertagen festgehalten?
• Stimmt die Summe der Dauer mit den Stunden überein, die abgerechnet werden?
• Sind Korrekturen mit Datum und Kürzel vermerkt und nicht überschrieben?
• Ist der Bogen unterschrieben oder im System bestätigt?
• Ist der Monat vollständig archiviert, damit er zwei Jahre verfügbar bleibt?

Wenn eine dieser Fragen mit Nein beantwortet wird, klären Sie den Punkt vor der Auszahlung. Eine nachträgliche Korrektur ist mit Aufwand verbunden, eine rechtzeitige Ergänzung dagegen kaum.

Wann Papier reicht und wann die digitale Erfassung lohnt

Ein Stundenzettel auf Papier passt, wenn nur wenige Minijobber arbeiten, die Schichten fest sind und die Abrechnung im selben Monat erfolgt. Dann genügen die Excel-Vorlage oder die PDF, und die Pflichtfelder lassen sich in wenigen Minuten ausfüllen.

Sobald mehrere Personen, wechselnde Einsätze oder Projekte hinzukommen, steigt der Aufwand. Abweichungen zwischen Papier und Abrechnung werden häufiger, und Rückfragen kosten Zeit. Dann bietet eine digitale Erfassung Vorteile, weil Einträge im Moment der Arbeit entstehen und Änderungen protokolliert werden. Das Ergebnis ist ein Nachweis, der sich leicht exportieren und archivieren lässt.

Digital statt Papier: Zeiterfassung mit zeitfair

Papier funktioniert, bis mehrere Minijobber, wechselnde Schichten oder Korrekturen dazukommen. Dann wird es schnell unübersichtlich. Mit zeitfair erfassen Sie Zeiten direkt im Moment der Arbeit:

• Timer oder manuelle Einträge: Start und Ende, oder nachträglich mit Datum und Uhrzeit.
• Pausenprüfung nach ArbZG: Das System weist auf fehlende oder zu kurze Pausen hin.
• Korrekturen mit Audit-Trail: Änderungen bleiben nachvollziehbar.
• Abwesenheiten mit Freigabe: Urlaub und Krankheit werden getrennt erfasst.
• Export: Berichte als CSV oder PDF, dazu ein monatlicher Zeitnachweis als PDF.
• Mobil erfassen: Einstempeln im Browser per Smartphone (PWA).
• Daten in der EU: Die Daten liegen in Frankfurt, der AVV ist online verfügbar.

Der kostenlose Tarif gilt für bis zu 3 Nutzer. Wer den Umstieg plant, kann einen Monat parallel auf Papier und im System erfassen und die Ergebnisse vergleichen. So sehen Sie schnell, ob alle Pflichtangaben vollständig sind.

Mehr zur allgemeinen Pflicht finden Sie unter Arbeitszeiterfassung Pflicht und Arbeitszeiterfassung.

Rechtlicher Hinweis

Diese Seite erklärt die gesetzlichen Grundlagen allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind § 16 und § 17 MiLoG, § 2a SchwarzArbG und § 8 SGB IV. Für die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung hat das Bundesarbeitsgericht mit Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) ein System zur Erfassung der Arbeitszeit verlangt. Bei konkreten Fragen zu Ihrem Betrieb wenden Sie sich an eine Fachstelle, etwa einen Steuerberater oder Anwalt für Arbeitsrecht.