Arbeitszeiterfassung Pflicht: Was Arbeitgeber jetzt wissen müssen

Die kurze Antwort

Ja, Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Das folgt nicht aus einer einzelnen Norm mit Stichtag, sondern aus dem Zusammenspiel von EU-Recht, Rechtsprechung und dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Ausdrücklich im Gesetz geregelt ist bislang vor allem die Dokumentation von Mehrarbeit über acht Stunden werktäglich und von Sonn- und Feiertagsarbeit. Die Rechtsprechung hat diese Pflicht darauf erweitert, die gesamte tägliche Arbeitszeit zu erfassen.

Die Rechtsgrundlagen

EuGH, Urteil C-55/18 (2019)

Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 im Verfahren C-55/18 (CCOO) entschieden, dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten. Damit soll die von jedem Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden können. Grundlage sind die Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG und Art. 31 Abs. 2 der EU-Grundrechtecharta. Das Urteil wirkt auf das gesamte nationale Recht und damit auch in Deutschland.

BAG, Beschluss 1 ABR 22/21 (2022)

Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgaben am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) in deutsches Recht übersetzt. Arbeitgeber sind danach verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu erfassen. Die Entscheidung ist ein Beschluss im Beschlussverfahren über die Rechte des Betriebsrats. Sie gilt ausdrücklich nicht nur für Überstunden, sondern für die gesamte Arbeitszeit.

Arbeitszeitgesetz: §3 und §16 Abs. 2

§3 ArbZG begrenzt die werktägliche Arbeitszeit auf acht Stunden und erlaubt eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden, wenn im Ausgleichszeitraum im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden. §16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet den Arbeitgeber, die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit nachzuweisen, ein Verzeichnis zu führen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Die Rechtsprechung stützt die Pflicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit auf diese Norm in Verbindung mit dem EU-Recht.

Der Reformstand

Ein Gesetzgebungsverfahren zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes ist im Gang. Die Quellen, die wir für diesen Artikel geprüft haben, reichen bis etwa Juli 2026. Danach liegt ein aktualisierter Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vor, der eine elektronische Arbeitszeiterfassungspflicht vorsieht. Nach den uns vorliegenden Berichten war er zuletzt noch in der Abstimmung innerhalb der Bundesregierung. Einen Kabinettsbeschluss oder ein Verfahren im Bundestag haben wir in den geprüften Quellen nicht gefunden.

Was der Entwurf für die Praxis bedeuten würde: Die elektronische Erfassung wäre der Regelfall. Abweichungen davon sollen nach den Berichten nur über Tarifverträge oder darauf beruhende Betriebs- oder Dienstvereinbarungen möglich sein. Für Betriebe ohne Tarifbindung wäre die Flexibilisierung des Acht-Stunden-Tags damit kaum nutzbar. Wer seine Zeiterfassung heute aufbaut, ist für diese Richtung also gut vorbereitet, auch wenn die Details noch offen sind.

Wichtig: Der Status ist im Fluss. Vor einer Entscheidung sollten Sie den aktuellen Stand auf den Seiten des BMAS oder im Bundesgesetzblatt prüfen.

Was genau erfasst werden muss

Nach dem heutigen Verständnis gehört zur Erfassung mindestens der Beginn und das Ende jedes Arbeitstags sowie die Dauer der täglichen Arbeitszeit. Pausen sollten getrennt festgehalten werden, weil sie die Nettoarbeitszeit verändern und für die Einhaltung der Ruhezeiten relevant sind. Die Zeiterfassung muss nicht jede Minute festhalten, sie muss aber so detailliert sein, dass sich die tatsächliche Arbeitszeit nachvollziehen lässt.

Beim Schichtbetrieb, bei Bereitschaftsdiensten und bei Dienstreisen wird es schnell unklar, was als Arbeitszeit zählt. Hier hilft eine schriftliche Regel, die festlegt, welche Tätigkeiten erfasst werden und wie Rufbereitschaft dokumentiert wird. Ohne klare Regel entstehen im Streitfall die meisten Probleme.

Wer ist betroffen?

Die Pflicht trifft Arbeitgeber, die Arbeitnehmer beschäftigen. Eine Schwelle nach Betriebsgröße gibt es nicht. Entscheidend ist, ob ein Ausnahmetatbestand greift. Auch geringfügig Beschäftigte und Teilzeitkräfte fallen grundsätzlich unter das Arbeitszeitgesetz und damit unter die Erfassungspflicht.

Ob eine Ausnahme greift, hängt von der konkreten Funktion und dem Vertrag ab. Eine pauschale Aussage wäre hier unseriös.

Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass Beschäftigte ihre Zeit weitgehend selbst einteilen und der Arbeitgeber nicht jede Stunde kontrolliert. Die Erfassungspflicht bleibt davon unberührt. Die Rechtsprechung verlangt vom Arbeitgeber ein System, in dem Arbeitszeit tatsächlich festgehalten wird, und einen Überblick über die geleistete Zeit. Ein Vertrauensmodell ohne Dokumentation ist deshalb rechtlich riskant. Praktisch bewährt sich eine einfache, selbst zu pflegende Erfassung, die Beschäftigte ohne Aufwand nutzen können. Gerade in Teams mit hoher Eigenverantwortung hilft eine Regel, die nur Mindestangaben festlegt, ohne den Freiraum unnötig einzuschränken.

Sanktionen und Risiken

Die Risiken lassen sich in drei Gruppen einteilen:

• Bußgeld: Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten können als Ordnungswidrigkeit nach §22 ArbZG geahndet werden. Zuständig sind in der Regel die Arbeitsschutzbehörden der Länder.
• Beweisnot im Streitfall: Ohne Aufzeichnungen lassen sich Überstunden kaum belegen. Das erschwert dem Arbeitgeber die Abwehr von Vergütungs- und Freizeitausgleichsansprüchen.
• Mitbestimmung: Ist ein Betriebsrat vorhanden, muss er bei der Ausgestaltung des Systems mitbestimmen. Ein Verfahren ohne Beteiligung kann angreifbar sein.

Datenschutz kommt hinzu. Die Erfassung ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten. Sie stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit dem ArbZG. Beschäftigte müssen wissen, welche Daten erhoben werden, wie lange sie gespeichert bleiben und wer sie sehen kann. Mehr dazu im Beitrag zur Zeiterfassung und DSGVO.

Was Arbeitgeber jetzt tun sollten

1. Bestand prüfen. Welche Beschäftigten fallen unter die Pflicht, welche Ausnahmen greifen, welche Arbeitszeitmodelle gibt es?
2. System wählen. Es muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Papier ist möglich, eine digitale Lösung ist für Nachweise und Auswertungen meist deutlich belastbarer.
3. Mindestinhalte festlegen. Beginn, Ende, Pausen und Dauer je Arbeitstag, mit Regeln für Korrekturen und Nacherfassung.
4. Betriebsrat einbinden. Form, Software und Auswertungen sind mitbestimmungspflichtig, wenn ein Betriebsrat besteht.
5. Datenschutz klären. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Löschfristen und Auftragsverarbeitungsvertrag.
6. Aufbewahrung sichern. Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren.
7. Vertrauensarbeitszeit regeln. Schriftlich festhalten, wie erfasst wird, auch wenn Beschäftigte frei einteilen.

Einen Zeitplan gibt das Gesetz nicht vor. In kleineren Betrieben ohne Betriebsrat lässt sich eine Umstellung oft in wenigen Wochen umsetzen. In größeren Unternehmen dauert sie länger, weil die Mitbestimmung Zeit braucht und Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung geklärt werden müssen.

Wie zeitfair dabei hilft

zeitfair ist eine Zeiterfassung für Teams in DACH, mit Daten in der EU (Rechenzentrum Frankfurt) und einem Auftragsverarbeitungsvertrag online. Beschäftigte erfassen ihre Zeit per Timer oder manuell, auch im Browser auf dem Smartphone. Pausen werden mit Prüfung gegen das ArbZG erfasst. Korrekturen bleiben im Audit-Trail nachvollziehbar, Abwesenheiten laufen über eine Genehmigung, und das Überstundenkonto ist sichtbar. Für Nachweise gibt es den monatlichen Zeitnachweis als PDF sowie CSV- und PDF-Exporte.

zeitfair ist bewusst keine Überwachungssoftware. Auswertungen gibt es auf Team- und Projektebene, nicht als individuelle Bewertung. Die Einführung bleibt für Beschäftigte transparent.

Preise: Der Free-Plan gilt für bis zu drei Nutzer. Basic kostet 3,90 Euro, Pro 6,90 Euro und Business 9,90 Euro pro Nutzer und Monat.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen zu Ihrem Betrieb wenden Sie sich an einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.