Digitale Zeiterfassung: vom Papier zur fairen Lösung

Digitale Zeiterfassung im Überblick

Digitale Zeiterfassung bedeutet, Arbeitszeiten in einem System statt auf Zetteln oder in Tabellen festzuhalten. Mitarbeitende starten einen Timer oder tragen Zeiten nach, Vorgesetzte prüfen und genehmigen sie, und am Ende steht eine saubere Auswertung für Lohn, Projekte und Überstunden.

Für viele kleine und mittlere Betriebe ist der Umstieg der nächste logische Schritt. Papier und Excel funktionieren, solange wenige Personen arbeiten und alles übersichtlich bleibt. Mit wachsendem Team werden Fehler, Nachträge und Abstimmungen aber zeitaufwendig.

Warum Papier und Excel an Grenzen stoßen

Typische Probleme

• Handschriftliche Stundenzettel sind schwer lesbar und lassen sich leicht verändern.
• Excel-Dateien existieren oft mehrfach, etwa als Kopie per E-Mail, und niemand weiß, welche Version gilt.
• Korrekturen sind nicht nachvollziehbar, wenn niemand festhält, wer wann was geändert hat.
• Auswertungen für Überstunden oder Projekte kosten jeden Monat Zeit.
• Zugriffsrechte sind bei Dateien schwer zu steuern.

Papier, Excel und digitale Lösung im Vergleich

Rechtliche Grundlagen kurz erklärt

Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit ist für Arbeitgeber in Deutschland ein zentrales Thema. Die genaue Rechtslage ist mehrschichtig und wird vor allem durch Rechtsprechung geprägt. Eine ausführliche Darstellung finden Sie auf der Seite Arbeitszeiterfassung Pflicht.

EuGH C-55/18: objektives, verlässliches System

Der Europäische Gerichtshof hat im Urteil vom 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18, CCOO) entschieden, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Das System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Genau diese Kriterien sprechen für eine digitale Lösung mit nachvollziehbaren Einträgen.

BAG 13.09.2022 – 1 ABR 22/21: Erfassung und Mitbestimmung

Das Bundesarbeitsgericht hat in seinem Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit auf Grundlage des Arbeitsschutzgesetzes bestätigt. Gleichzeitig steht dem Betriebsrat bei der konkreten Ausgestaltung ein Mitbestimmungsrecht zu. Für Sie bedeutet das: Die Einführung sollte mit dem Betriebsrat abgestimmt werden, bevor ein System startet.

ArbZG § 16: Aufzeichnung und Aufbewahrung

Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss der Arbeitgeber die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Ein digitales System erleichtert die Einhaltung, weil Einträge datiert und unverändert auffindbar bleiben. Wichtig ist außerdem, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeit selbst erfassen können und diese Daten nicht nachträglich unbemerkt verschwinden. Eine Excel-Datei auf dem Laufwerk erfüllt diese Anforderung nur eingeschränkt, weil sich Inhalte ohne Spur überschreiben lassen.

Für die Praxis heißt das: Ein gutes System dokumentiert Beginn und Ende der Arbeit, zeigt Pausen und macht Änderungen nachvollziehbar. Ob Ihr Betrieb darüber hinaus weitere Nachweise braucht, etwa für Minijobs oder Schichtmodelle, klärt man im Einzelfall.

Gesetzgebung im Blick behalten

Es gibt Vorhaben, die Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung gesetzlich zu präzisieren. Wie sie ausfallen und ab wann sie gelten, sollten Sie vor der Umsetzung im Bundesgesetzblatt oder bei einer Rechtsberatung prüfen.

Hinweis: Dieser Text ist keine Rechtsberatung. Er gibt einen allgemeinen Überblick. Für Ihren Betrieb wenden Sie sich bitte an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Für wen sich der Umstieg lohnt

Digitale Zeiterfassung ist nicht nur etwas für große Konzerne. Gerade kleinere Betriebe profitieren, weil der Aufwand für Nachträge und Abstimmungen schnell wächst.

Handwerk und Kleinbetriebe

Auf Baustellen oder bei Kundenterminen sind Stundenzettel schnell unvollständig. Eine Erfassung im mobilen Browser macht es einfacher, Zeiten am selben Tag zu buchen, statt sie am Monatsende aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.

Teams mit Projekt- oder Kundenarbeit

Wer Stunden nach Projekten abrechnet, braucht saubere Zuordnungen. Mit Projekten, Kunden und Aufgaben lassen sich Zeiten direkt richtigen Stellen zuordnen, und die Auswertung zeigt, wie sich die Stunden auf die Projekte verteilen.

Büros mit Homeoffice

Wenn Mitarbeitende an verschiedenen Orten arbeiten, ist eine zentrale Erfassung hilfreich. Die Zeiten liegen an einem Ort, unabhängig davon, wo gearbeitet wurde.

Auswahlkriterien für digitale Zeiterfassung

Nicht jedes System passt zu jedem Betrieb. Diese Kriterien helfen beim Vergleich.

Erfassung und Bedienung

• Timer und manuelle Einträge sind beide möglich.
• Pausen werden berücksichtigt und gegen das Arbeitszeitgesetz geprüft.
• Projekte, Kunden oder Aufgaben lassen sich zuordnen, falls Sie nach Projekten abrechnen.
• Die Erfassung funktioniert auch unterwegs im mobilen Browser.

Datenschutz und Speicherort

• Die Daten liegen in der EU, bei zeitfair in Frankfurt.
• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist online verfügbar.
• Es gibt ein Audit-Log für Änderungen und Datenexport sowie Löschung.
• Rollen wie Owner, Admin, Manager und Employee begrenzen den Zugriff.

Fairness und Transparenz

• Mitarbeitende sehen ihre eigenen Zeiten und Salden.
• Es gibt keine Rankings und keine verdeckte Überwachung.
• Auswertungen auf Team- oder Projektebene reichen meist aus.
• Eine wöchentliche KI-Zusammenfassung je Mitarbeitenden ist optional: Sie muss im Workspace aktiviert werden, und die betroffene Person muss zustimmen.

Beteiligung des Betriebsrats

• Das System lässt sich mit dem Betriebsrat abstimmen und dokumentieren.
• Die Einführung ist für alle Beteiligten nachvollziehbar.

So gelingt der Umstieg in vier Schritten

1. Ist-Stand und Regeln klären

Notieren Sie, wie heute erfasst wird, welche Arbeitszeitmodelle gelten und wer Zeiten genehmigt. Halten Sie außerdem fest, welche Auswertungen Lohn und Buchhaltung benötigen.

2. System auswählen und testen

Testen Sie das System mit einer kleinen Gruppe. Prüfen Sie, ob Pausen, Überstunden und Abwesenheiten richtig abgebildet werden. Der kostenlose Einstieg eignet sich dafür, bei bis zu 3 Nutzern.

3. Mitarbeitende und Betriebsrat einbinden

Erklären Sie, welche Daten erfasst werden, wer sie sieht und wie Korrekturen laufen. Ein kurzer Leitfaden hilft, Unsicherheit zu vermeiden. Beschreiben Sie auch, wie Mitarbeitende Abwesenheiten beantragen und wie Überstunden ausgeglichen werden, damit im Alltag keine Fragen offen bleiben.

4. Stichtag setzen und Altdaten sichern

Legen Sie einen festen Stichtag fest. Bewahren Sie Papier- und Excel-Stände als Nachweis auf. Ab dem Stichtag werden neue Einträge nur noch digital geführt. Prüfen Sie nach den ersten zwei bis drei Abrechnungszyklen, ob Auswertungen und Lohnlauf zusammenpassen. Kleine Abweichungen lassen sich so früh klären, bevor sie sich summieren.

Häufige Fehler beim Umstieg

Viele Umstellungen scheitern nicht an der Technik, sondern an fehlenden Regeln. Diese Punkte lohnen sich vorab.

Zu viele Felder, zu wenig Klarheit

Erfassen Sie nur, was Sie für Lohn, Abrechnung und Auswertung wirklich brauchen. Jedes zusätzliche Feld erhöht den Aufwand und die Fehlerquote.

Keine Regel für Korrekturen

Legen Sie fest, wer Einträge nachträglich ändern darf und bis wann. Ein Audit-Trail hilft, Änderungen sichtbar zu machen. Eine klare Regel verhindert Streit über einzelne Stunden.

Betriebsrat zu spät einbinden

Wer das System ohne Abstimmung einführt, riskiert Konflikte und Verzögerungen. Besprechen Sie Ziele, Daten und Auswertungen früh mit dem Gremium.

Digitale Zeiterfassung mit zeitfair

zeitfair ist eine Zeiterfassung für faire, transparente Zusammenarbeit im DACH-Raum und in der EU. Mitarbeitende erfassen ihre Zeit per Timer oder manuell. Projekte, Kunden und Aufgaben lassen sich zuordnen. Abwesenheiten laufen mit Genehmigung, Überstunden werden als Saldo geführt.

Für Auswertungen gibt es Berichte, CSV- und PDF-Export sowie einen monatlichen Zeitnachweis als PDF. Jeder Mitarbeitende kann seine Daten selbst einsehen. Die Daten liegen in Frankfurt, der AVV ist online verfügbar, und Datenexport sowie Löschung sind möglich. Ein Audit-Log hält Änderungen fest, sodass sich Korrekturen später nachvollziehen lassen.

Der Free-Plan ist für bis zu 3 Nutzer gedacht und eignet sich für den Einstieg. Für größere Teams stehen die kostenpflichtigen Tarife Basic, Pro und Business zur Verfügung. Die Preise pro Nutzer und Monat finden Sie in den Ausführungen oben.

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Zeiterfassung und im Vergleich Zeiterfassungssystem. Mehr zur mobilen Nutzung finden Sie unter Zeiterfassung App.