Überstunden erfassen: so führen Sie ein faires Überstundenkonto

Überstunden sind im Alltag schnell gemacht: Ein Projekt braucht noch einen Abend, ein Kunde ruft spät an, und am Monatsende fehlt die Übersicht. Wer Überstunden erfasst, verhindert Streit über offene Stunden, schützt die Gesundheit der Beschäftigten und schafft die Grundlage für eine faire Vergütung oder einen Freizeitausgleich. Dieser Leitfaden erklärt die Begriffe, das Arbeitszeitkonto und die gesetzlichen Grenzen.

Überstunden und Mehrarbeit: der Unterschied

Im Sprachgebrauch werden „Überstunden“ und „Mehrarbeit“ oft gleichgesetzt. Rechtlich lohnt sich eine Unterscheidung:

• Mehrarbeit sind Stunden, die über die im Arbeitsvertrag vereinbarte Arbeitszeit hinausgehen, zum Beispiel über 35 oder 38 Stunden pro Woche.
• Überstunden sind Stunden, die über die gesetzliche Grenze des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) oder über eine tarifliche Höchstgrenze hinausgehen.

Die Praxis ist uneinheitlich. Entscheidend ist, was im Vertrag, im Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung steht. Wer die Begriffe festlegt, vermeidet spätere Diskussionen über Ansprüche.

Warum Überstunden erfasst werden müssen

Für Arbeitgeber ist die Erfassung keine Option. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG müssen Arbeitszeiten aufgezeichnet werden, die über acht Stunden am Werktag hinausgehen. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) klargestellt, dass Arbeitgeber ein System einführen müssen, mit dem die gesamte Arbeitszeit erfasst wird. Die Grundlage dafür ist das europäische Recht, insbesondere das Urteil des EuGH vom 14.05.2019 (C-55/18, CCOO).

Eine lückenlose Erfassung hilft beiden Seiten:

• Beschäftigte können ihre Ansprüche belegen.
• Arbeitgeber erkennen früh, wenn Teams dauerhaft zu viel arbeiten.
• Betriebsrat und Personalabteilung haben eine belastbare Datenbasis.

Arbeitszeitkonto: so bilden Sie das Konto ab

Ein Arbeitszeitkonto ist das Gegenstück zur Soll-Arbeitszeit. Jeder Tag trägt eine Differenz bei: Ist-Zeit minus Soll-Zeit. Positive Werte füllen das Konto, negative Werte leeren es. Der Saldo am Monatsende ist der Überstundenstand.

Drei Begriffe reichen für den Alltag:

• Soll-Zeit: die vereinbarte Arbeitszeit pro Tag oder Woche
• Ist-Zeit: die tatsächlich erfasste Arbeitszeit, inklusive Pausen nach Abzug
• Saldo: die kumulierte Differenz, oft mit Vortrag aus dem Vormonat

Ein Gleitzeitkonto arbeitet nach demselben Prinzip, gibt Beschäftigten aber mehr Freiheit beim Beginn und Ende der Arbeit. Oft gibt es dafür eine Kernzeit und eine Obergrenze für Plus- und Minusstunden. Bei Vertrauensarbeitszeit ist die Lage anders: Beschäftigte gestalten ihre Zeit weitgehend selbst, trotzdem bleibt die Pflicht zur Erfassung bestehen. Ohne Zeiterfassung lässt sich dann weder die Höchstgrenze noch die Ruhezeit prüfen.

Ein weiterer Punkt wird oft übersehen: Auch Teilzeitkräfte und Minijobber können Überstunden leisten. Maßgeblich ist, was sie über ihre vereinbarte Arbeitszeit hinaus arbeiten. Deshalb sollte das Konto für jede Person eingerichtet sein, nicht nur für Vollzeitkräfte.

Überstunden berechnen: ein Beispiel

Angenommen, eine Vollzeitkraft hat eine Soll-Zeit von 40 Stunden pro Woche, verteilt auf fünf Tage à 8 Stunden. In einer Woche sieht die Erfassung so aus:

Das Konto steht danach bei +4,0 Stunden. Zwei Punkte sind dabei wichtig: Die Stunden über acht Stunden müssen aufgezeichnet werden, und Pausen dürfen nicht stillschweigend ausfallen. Eine Erfassung, die nur die Summe speichert, reicht dafür nicht aus.

Ausgleich: Freizeit, Auszahlung oder Verfall

Überstunden werden auf drei Wegen ausgeglichen. Welcher gilt, legt der Vertrag fest:

1. Freizeitausgleich: Die Stunden werden als freie Tage oder Zeitblöcke abgebaut. Das ist häufig der Standardweg.
2. Auszahlung: Die Stunden werden mit dem Gehalt oder separat vergütet. Ob Zuschläge anfallen, regelt in der Regel der Tarifvertrag.
3. Verfall: Stunden verfallen nur, wenn eine wirksame Ausschlussfrist greift. Ohne klare Regel sollte niemand auf Verfall vertrauen.

Ein Abbau über Freizeit braucht Planung. Wer dauerhaft im Plus liegt, sollte früh mit der Führungskraft sprechen. Abwesenheiten wie Urlaub oder Freizeitausgleich lassen sich im System direkt mit dem Konto verknüpfen, damit der Saldo stimmt.

Überstunden abfeiern: was zu beachten ist

Beim Abfeiern gilt: Die Freizeit sollte zeitnah gewährt werden, sonst wächst der Berg. Ein Abbau nur am Jahresende führt häufig zu Konflikten. Vereinbaren Sie daher Obergrenzen und regelmäßige Checks, etwa jeden Monat.

Gesetzliche Grenzen nach dem ArbZG

Das Arbeitszeitgesetz setzt den Rahmen, den jede Erfassung einhalten muss:

• Tägliche Höchstarbeitszeit: acht Stunden, nach § 3 ArbZG verlängerbar auf zehn Stunden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Schnitt acht Stunden erreicht werden.
• Wöchentliche Grenze: im Durchschnitt höchstens 48 Stunden pro Woche bei sechs Werktagen.
• Pausen: 30 Minuten bei mehr als sechs bis neun Stunden Arbeit, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden (§ 4 ArbZG).
• Ruhezeit: mindestens elf Stunden zwischen zwei Arbeitstagen (§ 5 ArbZG).
• Dokumentation: Aufzeichnung der Stunden über acht pro Werktag, Aufbewahrung mindestens zwei Jahre (§ 16 ArbZG).

Diese Regeln gelten als Mindeststandard. Tarifverträge oder Arbeitsschutzregeln können strenger sein. Die Einhaltung ist eine Pflicht des Arbeitgebers, auch wenn Beschäftigte freiwillig länger bleiben.

Wer Arbeit duldet, muss sie oft vergüten

Ein häufiger Irrtum: Ohne ausdrückliche Anordnung seien Überstunden nicht zu bezahlen. In der Praxis gilt meist etwas anderes. Arbeit, die der Arbeitgeber kennt oder duldet, gilt in der Regel als vergütungspflichtig. Das Erfassen macht solche Fälle nachweisbar.

Mitbestimmung: Betriebsrat und Überstunden

Wenn ein Betriebsrat besteht, hat er bei der Einführung und Ausgestaltung von Systemen zur Arbeitszeiterfassung ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Das gilt, sobald technische Einrichtungen Verhalten oder Leistung der Beschäftigten erfassen können. Eine Betriebsvereinbarung kann dann festlegen, wie Überstunden erfasst, genehmigt und abgebaut werden.

In der Praxis bewährt sich eine klare Regelung in drei Punkten:

• Genehmigung: Welche Überstunden sind angeordnet, welche werden nachträglich bestätigt?
• Sichtbarkeit: Wer sieht den Saldo, und wer darf Korrekturen vornehmen?
• Abbau: Bis wann sollen Stunden abgebaut oder ausgezahlt werden?

Mit solchen Regeln entsteht Vertrauen. Beschäftigte wissen, woran sie sind, und die Führung erkennt früh, wo Arbeit dauerhaft zu viel wird.

Häufige Fehler beim Erfassen

• Nur Summen statt Tageswerte: Ohne Tageswerte lassen sich Ruhezeiten und Pausen nicht prüfen.
• Nachträgliche Änderungen ohne Spur: Korrekturen sollten nachvollziehbar bleiben, statt Einträge zu überschreiben.
• Pausen automatisch abgezogen: Wer Pausen pauschal abzieht, verliert den Nachweis, ob sie tatsächlich genommen wurden.
• Kein regelmäßiger Blick auf den Saldo: Ein Konto, das niemand prüft, wächst unbemerkt.
• Keine Trennung von Mehrarbeit und Ausgleich: Dann bleibt unklar, was noch offen ist.

Überstunden mit zeitfair erfassen

zeitfair führt Arbeitszeiten, Überstundensaldo und Abwesenheiten in einem System zusammen. Beschäftigte stempeln per Timer oder tragen Zeiten manuell nach. Das System prüft Pausen und Ruhezeiten nach ArbZG und zeigt den Saldo laufend an. Korrekturen werden mit Audit-Trail dokumentiert. Am Monatsende lässt sich ein Zeitnachweis als PDF erstellen und exportieren.

Die Daten liegen in Frankfurt, der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist online verfügbar. zeitfair erfasst Arbeitszeit, um Transparenz zu schaffen. Einzelne Beschäftigte werden nicht bewertet.

Mehr zur Arbeitszeiterfassung und ihrer Pflicht und zur allgemeinen Arbeitszeiterfassung finden Sie in unseren Leitfäden. Wer Urlaub und Abwesenheiten mitplant, findet bei der Abwesenheitsverwaltung passende Hinweise.

Hinweis

Dieser Text dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Für konkrete Fälle wenden Sie sich an eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht oder an Ihren Betriebsrat.