Arbeitszeiterfassung Schweiz: Wann ist sie Pflicht?

Gilt in der Schweiz eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Ja, für einen grossen Teil der Angestellten. Anders als in Deutschland gibt es in der Schweiz kein einzelnes Gesetz, das die Zeiterfassung regelt. Die Pflicht ergibt sich aus dem Arbeitsgesetz (ArG, SR 822.11) und der dazugehörigen Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1, SR 822.111). Wer dem Arbeitsgesetz unterstellt ist, muss die Arbeitszeit seiner Angestellten dokumentieren.

Die Erfassungspflicht ist seit Anfang 2016 in der ArGV 1 verankert. Sie gilt für Betriebe, die dem Arbeitsgesetz unterstehen, also insbesondere Industrie, Gewerbe, Handel und Dienstleistungsbetriebe. Landwirtschaft, Haushalte und einige weitere Bereiche sind vom Geltungsbereich ausgenommen.

Rechtsgrundlage: ArG und ArGV 1

Das Arbeitsgesetz legt die Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausen fest. Die Verordnung 1 konkretisiert, wie die Einhaltung nachzuweisen ist. Für die Praxis sind vor allem drei Bestimmungen wichtig.

Art. 73 ArGV 1: Erfassungspflicht

Art. 73 verpflichtet Arbeitgebende, die Arbeits- und Ruhezeiten der unterstellten Angestellten zu erfassen. In der Praxis gehören dazu Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, die Pausen und die Überzeit. Die Aufzeichnungen müssen so geführt sein, dass Kontrollorgane die Einhaltung der gesetzlichen Höchstarbeitszeiten prüfen können.

Art. 73 Abs. 2 regelt zusätzlich die Aufbewahrung: Die Nachweise sind fünf Jahre aufzubewahren (dazu unten mehr).

Art. 73a und 73b: Erleichterungen und Ausnahmen

Die Art. 73a und 73b sehen Erleichterungen und Ausnahmen von der vollständigen Erfassung vor. Sie betreffen bestimmte Konstellationen, etwa Angestellte, die ihre Arbeitszeit weitgehend selbst einteilen, oder Angestellte mit einem hohen Lohn. Die genauen Voraussetzungen sind an Bedingungen geknüpft und sollten im Einzelfall anhand des Verordnungstextes geprüft werden. Eine pauschale Befreiung besteht nicht.

Gesamtarbeitsverträge (GAV) können zusätzliche Regeln enthalten. Ein GAV darf die gesetzlichen Mindestanforderungen nicht unterschreiten, kann sie aber präzisieren. Der Blick in den anwendbaren GAV lohnt sich deshalb.

Wer ist von der Pflicht ausgenommen?

Höhere leitende Tätigkeit nach Art. 3 ArG

Das Arbeitsgesetz gilt nicht für höhere leitende Angestellte sowie für Personen mit vergleichbarer selbständiger Entscheidungsbefugnis (Art. 3 ArG). Diese Ausnahme ist eng auszulegen. Entscheidend ist die tatsächlich ausgeübte Tätigkeit, nicht die Berufsbezeichnung. Eine Geschäftsleitungsfunktion allein genügt nicht, wenn Weisungen gebunden sind und die Arbeitszeit fremdbestimmt ist.

Wer sich auf die Ausnahme beruft, sollte die Entscheidungsbefugnis und die Stellung im Betrieb schriftlich festhalten. Bei Unsicherheit lohnt sich eine Abklärung mit dem zuständigen Arbeitsinspektorat oder einer Fachperson.

Was muss erfasst werden?

Die folgende Übersicht fasst die üblichen Angaben zusammen. Massgeblich bleibt der Wortlaut der ArGV 1.

Nachträgliche Änderungen sind zulässig, wenn sie nachvollziehbar bleiben. Ursprüngliche Einträge sollten nicht stillschweigend überschrieben werden.

Wie lange müssen die Nachweise aufbewahrt werden?

Die Arbeitszeitnachweise sind fünf Jahre aufzubewahren (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1). Die Frist gilt für die Erfassung selbst, unabhängig von der Form. Ob Papier, Tabelle oder Software, entscheidend ist, dass die Daten vollständig und lesbar verfügbar bleiben.

Für Lohnunterlagen gelten teilweise andere Fristen. Wer beides gemeinsam archiviert, sollte die längere Frist im Blick behalten.

Was passiert bei fehlenden Nachweisen?

Fehlt eine ordnungsgemässe Erfassung, kann dies im Kontrollfall zu Auflagen führen. Die Behörde prüft dann, ob Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausen eingehalten wurden, und fordert gegebenenfalls die Nachweise nach. Ohne Aufzeichnungen ist der Gegenbeweis für Betriebe schwierig, weil sich die Einhaltung der Vorschriften nicht belegen lässt. Verstösse gegen das Arbeitsgesetz können zudem strafrechtlich verfolgt werden. Die konkreten Sanktionen richten sich nach dem Einzelfall und den Vorgaben des Arbeitsgesetzes.

Wer kontrolliert die Arbeitszeiterfassung?

Der Vollzug des Arbeitsgesetzes liegt bei den kantonalen Arbeitsinspektoraten. Sie führen Kontrollen im Betrieb durch, prüfen Arbeitszeitaufzeichnungen und können bei Verstössen Massnahmen anordnen. Das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO) ist die Bundesbehörde, die die Arbeitsgesetzgebung betreut, die Aufsicht über den Vollzug koordiniert und Informationen zur Praxis bereitstellt.

Angestellte können sich bei Fragen zur Arbeitszeit an das zuständige kantonale Arbeitsinspektorat wenden. Die Anfrage ist in der Regel kostenlos.

Digital erfassen statt Excel-Liste

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Software vor. Eine Excel-Tabelle kann die Anforderungen erfüllen, ist aber fehleranfällig, wenn sie von Hand gepflegt wird. Digitale Lösungen helfen vor allem dort, wo viele Personen erfasst werden oder Abwesenheiten geregelt werden müssen.

zeitfair erfasst Arbeitszeiten mit Timer oder manuellen Einträgen, unterstützt Projekte und Abwesenheiten mit Freigabe und hält Änderungen im Audit-Trail fest. Der monatliche Zeitnachweis steht als PDF bereit, Auswertungen gibt es als CSV und PDF. Die Daten werden in der EU (Frankfurt) gespeichert. Der Auftragsdatenverarbeitungsvertrag ist online abrufbar. Teams sehen Auswertungen auf Team- oder Projektebene; zeitfair setzt bewusst keine Einzelbewertung von Mitarbeitenden ein.

Für Betriebe mit Schweizer Angestellten gilt zusätzlich das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG, in Kraft seit 1. September 2023). Bei der Einführung einer Zeiterfassung lohnt es sich, die Bearbeitung von Personendaten zu dokumentieren und die Angestellten transparent zu informieren.

Die kostenlose Version umfasst bis zu drei Nutzende. Für grössere Teams stehen kostenpflichtige Pläne zur Verfügung.

Typische Fehler bei der Arbeitszeiterfassung

In Kontrollen zeigen sich immer wieder dieselben Schwachstellen. Wer sie kennt, kann sie mit wenig Aufwand vermeiden.

• Nur Sollzeiten erfasst: Wer nur die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit dokumentiert, liefert keinen Nachweis über die tatsächlich geleistete Zeit.
• Pausen fehlen: Ohne Angaben zu Pausen lässt sich die Einhaltung der Ruhezeiten nicht belegen.
• Überzeit verfällt im Kopf: Mündliche Absprachen zu Mehrarbeit ersetzen keine Aufzeichnung.
• Überschriebene Einträge: Änderungen ohne Protokoll machen Nachweise angreifbar. Korrekturen sollten sichtbar bleiben.
• Kein Zugriff für Angestellte: Wer den eigenen Stand nicht einsehen kann, bemerkt Fehler erst spät.

Vertrauensarbeitszeit und Eigenverantwortung

Vertrauensarbeitszeit ist in der Schweiz verbreitet, entbindet aber nicht automatisch von der Erfassung. Entscheidend ist, ob die Stelle unter das Arbeitsgesetz fällt und ob eine der Erleichterungen nach Art. 73a oder 73b tatsächlich greift. Die blosse Vereinbarung einer Vertrauensarbeitszeit im Arbeitsvertrag reicht dafür in der Regel nicht aus.

Eine gute Praxis besteht darin, die Ausnahme schriftlich festzuhalten: welche Stelle betroffen ist, welche Gründe dafür sprechen und wie die Einhaltung der Höchstarbeitszeit trotzdem überwacht wird.

Schritte zur Einführung einer Zeiterfassung

Wer die Erfassung neu einführt, kann sich an einer einfachen Reihenfolge orientieren:

1. Geltungsbereich klären: Welche Betriebsteile und Stellen unterstehen dem Arbeitsgesetz, welche sind ausgenommen?
2. Regeln festlegen: Wer erfasst was, in welchem Rhythmus, wer genehmigt Korrekturen und Abwesenheiten?
3. Angestellte informieren: Zweck, Umfang und Aufbewahrung der Daten sollten allen klar sein. Das entspricht der Transparenzpflicht des revDSG.
4. Werkzeug auswählen: Die Lösung muss Beginn, Ende, Pausen und Überzeit abbilden und Änderungen nachvollziehbar machen.
5. Aufbewahrung sicherstellen: Fünf Jahre bedeuten, dass Daten auch bei einem Systemwechsel lesbar bleiben müssen.
6. Regelmässig prüfen: Stichproben zeigen, ob Einträge vollständig sind und Höchstarbeitszeiten eingehalten werden.

Mitwirkung und Information

Wo im Betrieb eine Arbeitnehmervertretung oder eine Mitwirkungsstruktur besteht, lohnt es sich, sie frühzeitig einzubeziehen. Das schafft Akzeptanz und verhindert Missverständnisse über den Zweck der Erfassung. Die Erfassung dient dem Gesundheitsschutz und der Lohnabrechnung, nicht der Überwachung einzelner Personen.

Hinweis

Dieser Text dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Massgeblich sind das Arbeitsgesetz, die ArGV 1 und die jeweils gültige Fassung auf Fedlex. Bei konkreten Fragen zu Ausnahmen, GAV oder Aufbewahrung wenden Sie sich an das zuständige kantonale Arbeitsinspektorat oder an eine Fachperson.