Arbeitszeiterfassung in der Schweiz: digital und fair

Warum Arbeitszeiterfassung in der Schweiz wichtig ist

Die Arbeitszeiterfassung ist in der Schweiz mehr als eine interne Gewohnheit. Sie dient dem Schutz der Mitarbeitenden und gibt Arbeitgebern Sicherheit, wenn Arbeits- und Ruhezeiten kontrolliert werden. Wer Zeiten nur aus dem Gedächtnis rekonstruiert, hat im Streitfall wenig in der Hand.

Eine digitale Arbeitszeiterfassung löst dieses Problem. Die Einträge sind vollständig, nachvollziehbar und jederzeit abrufbar. Gleichzeitig entlastet sie die Personalverwaltung, weil Überstunden, Ferien und Abwesenheiten nicht mehr in Excel-Tabellen gepflegt werden müssen.

Was das Gesetz verlangt

Die Grundlage ist Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArG). Der Arbeitgeber muss die Unterlagen führen, die für den Vollzug nötig sind, und den Behörden auf Verlangen zur Verfügung stellen. Die konkreten Anforderungen stehen in der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1), insbesondere in Artikel 73.

Gemäss Artikel 73 ArGV 1 müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit festgehalten werden. Dazu gehören Zuschläge und Überstunden sowie Pausen ab einer halben Stunde. Die Aufzeichnung muss so geführt sein, dass sich die Einhaltung der Höchstarbeitszeit und der Ruhezeiten überprüfen lässt.

Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Angaben zusammen:

Wichtig ist die Nachvollziehbarkeit. Korrekturen sollten nicht stillschweigend erfolgen, sondern mit Begründung und Protokoll.

Ausnahmen: Verzicht und vereinfachte Erfassung

Nicht jede Firma und nicht jede Person muss die Arbeitszeit im gleichen Detail erfassen. Zwei Regelungen sind dafür zentral.

Artikel 73a ArGV 1 erlaubt den Verzicht auf die detaillierte Erfassung, wenn klar definierte Bedingungen erfüllt sind. Das SECO stellt dafür eine Checkliste und einen Erläuterungsbericht zur Verfügung. Ein Verzicht sollte schriftlich geregelt und regelmässig überprüft werden.

Artikel 73b ArGV 1 sieht eine vereinfachte Erfassung vor. Sie kann in Betrieben mit weniger als 50 Angestellten individuell und schriftlich vereinbart werden. Die Vereinbarung muss auf die Regeln zu Arbeits- und Ruhezeit verweisen. Auch hier gilt: Die Voraussetzungen sollten im Einzelfall geprüft werden.

Diese Hinweise sind keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheit lohnt sich ein Blick in die Originaltexte auf fedlex.admin.ch oder eine Beratung durch Treuhand oder Anwalt.

Datenschutz: revDSG und Arbeitsrecht

Arbeitszeitdaten sind Personendaten. Für Schweizer Arbeitgeber gilt deshalb das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG), das seit dem 1. September 2023 in Kraft ist. Es verlangt unter anderem, dass nur die nötigen Daten bearbeitet werden, dass Mitarbeitende transparent informiert sind und dass die Datensicherheit angemessen ist.

Parallel dazu gilt Artikel 328b des Obligationenrechts (OR). Der Arbeitgeber darf Daten über Arbeitnehmende nur bearbeiten, soweit sie deren Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Vertrags nötig sind.

Für die Zeiterfassung heisst das konkret: Erfasst werden Zeiten, Pausen und Abwesenheiten. Nicht erfasst werden müssen Standorte, Bildschirmaktivitäten oder Tastatureingaben. Artikel 26 der ArGV 3 untersagt Überwachungssysteme, die das Verhalten am Arbeitsplatz überwachen sollen. Eine Zeiterfassung, die sich auf Arbeitszeiten beschränkt, ist davon nicht betroffen.

Homeoffice, mobile Arbeit und Vertrauensarbeitszeit

Die Pflicht zur Aufzeichnung gilt auch für Mitarbeitende im Homeoffice oder unterwegs. Gerade hier entstehen Lücken, wenn Zeiten nur am Ende des Monats aus dem Kalender rekonstruiert werden. Eine Erfassung im Browser auf dem Laptop oder Smartphone schliesst diese Lücken, ohne dass Mitarbeitende eine zusätzliche Software installieren müssen.

Auch bei Vertrauensarbeitszeit bleibt die Dokumentation wichtig. Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass Mitarbeitende ihre Zeit weitgehend selbst einteilen. Sie entbindet nicht von der Aufzeichnung, sondern verlagert die Verantwortung auf eine saubere, selbst geführte Erfassung. Die Vorgaben zu Höchstarbeitszeit und Ruhezeit gelten unverändert. Wer Überstunden anhäuft, sollte dies im Saldo sehen und frühzeitig ansprechen können.

So führen Sie die Zeiterfassung im Betrieb ein

Eine Einführung gelingt am besten in wenigen klaren Schritten:

1. Ausgangslage klären: Welche Mitarbeitenden fallen unter die Pflicht, welche Modelle gelten bereits, und ob ein Verzicht oder eine vereinfachte Erfassung infrage kommt.
2. Mitarbeitende informieren: Erklären Sie, welche Daten erfasst werden, wer sie sieht und wie lange sie gespeichert bleiben. Transparenz ist die Grundlage für Akzeptanz und entspricht den Anforderungen des revDSG.
3. Projekte und Abwesenheiten anlegen: Je sauberer die Stammdaten, desto aussagekräftiger die Auswertungen.
4. Testlauf starten: Ein Team oder eine Abteilung erfasst zwei bis drei Wochen parallel, bevor alle umsteigen.
5. Freigaben festlegen: Bestimmen Sie, wer Korrekturen genehmigt und wer Ferien freigibt.
6. Regelmässig auswerten: Prüfen Sie monatlich den Überzeitsaldo und die Ruhezeiten, damit Abweichungen früh auffallen.

Typische Fehler vermeiden

In der Praxis zeigen sich immer wieder dieselben Schwächen. Die folgende Liste hilft, sie früh zu erkennen:

• Nachträgliche Sammelerfassung: Zeiten werden erst am Monatsende geschätzt. Das erhöht das Fehlerrisiko und wirkt im Streitfall unglaubwürdig.
• Korrekturen ohne Spur: Änderungen an bestehenden Einträgen sollten nachvollziehbar bleiben. Ein Audit-Trail schützt beide Seiten.
• Pausen werden vergessen: Ohne Pausenerfassung lassen sich Höchstarbeitszeit und Ruhezeit schlecht prüfen.
• Zu viele Daten: Wer mehr erfasst als nötig, verletzt den Grundsatz der Verhältnismässigkeit im Datenschutz.
• Keine klare Zuständigkeit: Wenn niemand die Freigaben prüft, verlieren Einträge ihren Wert.

Eine ausführlichere Einordnung zur Pflicht finden Sie auf der Seite Arbeitszeiterfassung Pflicht. Wer allgemein nach Lösungen sucht, findet auf der Seite Zeiterfassung einen Überblick über Funktionen und Modelle.

Wie zeitfair die Zeiterfassung umsetzt

zeitfair ist eine Zeiterfassung, die auf Fairness und Transparenz ausgelegt ist. Mitarbeitende erfassen ihre Zeit selbst, mit einem Timer oder mit manuellen Einträgen. Projekte, Kunden und Aufgaben lassen sich zuordnen, damit auch die Verteilung der Arbeitszeit sichtbar wird.

Korrekturen laufen über einen Audit-Trail, sodass nachvollziehbar bleibt, wer was geändert hat. Abwesenheiten wie Ferien oder Krankheit werden beantragt und von Führungskräften freigegeben. Der Überzeitsaldo zeigt jederzeit den aktuellen Stand.

Für Führungskräfte gibt es Auswertungen auf Team- und Projektebene. Individuelle Leistungsbewertungen gibt es bewusst nicht. Monatliche Zeitnachweise lassen sich als PDF erstellen, Berichte als CSV oder PDF exportieren. Die Rollen Owner, Admin, Manager und Employee regeln, wer was sehen und ändern darf.

Die Daten werden in der EU, in Frankfurt, gespeichert. Die Schweiz anerkennt die EU als Staat mit angemessenem Datenschutzniveau. Der Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV) ist online verfügbar. Auf Wunsch lassen sich Daten exportieren und löschen.

Mobil erfassen Mitarbeitende ihre Zeit über die Web-App im Browser, die sich als PWA auf dem Smartphone ablegen lässt.

Preise und Einstieg

zeitfair bietet einen kostenlosen Plan für bis zu 3 Benutzer. Die kostenpflichtigen Pläne kosten Basic 3,90 €, Pro 6,90 € und Business 9,90 € pro Benutzer und Monat. Die Preise sind in Euro angegeben. Eine Abrechnung in Schweizer Franken ist derzeit noch nicht verfügbar.

Für kleine Teams reicht oft der kostenlose Plan, um die Zeiterfassung einzuführen. Wer wächst, kann später auf einen bezahlten Plan wechseln, ohne die Daten neu anzulegen.

Fazit

Die Arbeitszeiterfassung in der Schweiz ist eine Pflicht mit klaren Grundlagen in ArG und ArGV 1, flankiert vom revDSG und Artikel 328b OR. Wer digital erfasst, dokumentiert vollständig, schützt die Mitarbeitenden und entlastet die Administration. Mit zeitfair bleibt die Erfassung fair, transparent und auf das Nötige beschränkt. Der Einstieg ist im kostenlosen Plan für bis zu 3 Benutzer möglich.

Die Angaben auf dieser Seite dienen der Information und ersetzen keine Rechtsberatung.