Zeiterfassung Software für Österreich: digital und DSGVO-konform

Zeiterfassung im Überblick

Zeiterfassung heißt, Beginn, Ende, Pausen und Dauer der Arbeitszeit festzuhalten. Für Betriebe in Österreich ist das nicht nur eine Frage der Organisation. Es ist auch eine gesetzliche Pflicht, und sie wirkt direkt auf Lohnverrechnung, Überstunden und Urlaubsplanung.

Viele kleine und mittlere Unternehmen arbeiten noch mit Stundenzetteln oder einer Excel-Liste. Das funktioniert, bis Einträge fehlen, Korrekturen unklar sind oder am Monatsende niemand mehr weiß, wer wann gearbeitet hat. Eine digitale Zeiterfassung löst diese Probleme, wenn sie einfach zu bedienen ist und alle Beteiligten fair behandelt. Entscheidend ist dabei nicht nur die Technik, sondern auch die Frage, wie Daten verwendet werden: für Lohn und Gesetz oder zur Kontrolle einzelner Personen. Eine faire Zeiterfassung beschränkt sich auf den ersten Zweck.

Was das Gesetz in Österreich verlangt

Die wichtigsten Grundlagen sind:

• Arbeitszeitgesetz (AZG), § 26: Arbeitgeber müssen Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit führen. Bestimmte Gruppen, etwa leitende Angestellte, sind ausgenommen.
• EuGH, C-55/18 (CCOO, 2019): Der Gerichtshof der Europäischen Union verlangt, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einrichten. Dieses Urteil wirkt auch in Österreich.
• DSGVO und DSG: Arbeitszeitdaten sind Personaldaten. Sie dürfen nur für festgelegte Zwecke verarbeitet werden (Art. 5 und 6 DSGVO, Beschäftigtendatenschutz nach § 11 DSG).
• Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG): Ist ein Betriebsrat eingerichtet, braucht es für Kontrollmaßnahmen seine Zustimmung (§ 96 ArbVG). Für die Verwendung von Personaldaten gilt § 96a ArbVG.

Die Aufbewahrungsfristen und die Details für Ihre Branche sollten Sie im Einzelfall prüfen. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Papier, Excel oder digitale Zeiterfassung?

Für den Start reicht meist ein klarer Prozess. Die Software sollte den Alltag erleichtern und nicht zusätzliche Arbeit schaffen.

So funktioniert Zeiterfassung mit zeitfair

Mitarbeitende starten einen Timer, wenn sie zu arbeiten beginnen, oder tragen Zeiten manuell nach. Sie wählen dabei Projekt, Kunde oder Tätigkeit. Pausen werden erfasst und auf Regeln geprüft, damit Ruhezeiten nicht vergessen werden.

Fehler lassen sich korrigieren. Jede Änderung wird im Audit-Log festgehalten, mit Zeitstempel und Person. Abwesenheiten wie Urlaub oder Zeitausgleich beantragen Mitarbeitende selbst, Führungskräfte genehmigen sie.

Am Monatsende stehen Ihnen Überstundenkonten, Berichte und ein Zeitnachweis als PDF zur Verfügung. Exporte als CSV oder PDF passen zur Lohnverrechnung und Buchhaltung. Die Auswertungen zeigen Team- und Projektzahlen. Eine Bewertung einzelner Personen gibt es nicht.

Rollen regeln, wer was sieht: Owner, Admin, Manager oder Employee. So bleibt die Arbeitszeit der Mitarbeitenden für sie selbst sichtbar, während Führungskräfte die Zahlen ihres Teams sehen.

Zeiterfassung und Betriebsrat

Ein Betriebsrat ist kein Hindernis, sondern ein wichtiger Partner. Wenn Sie das System früh vorstellen, sich auf den Zweck einigen und offenlegen, welche Daten erfasst und wie sie ausgewertet werden, entsteht Vertrauen. Das senkt den Abstimmungsaufwand.

Wir empfehlen einen einfachen Ablauf:

1. Zweck festlegen: Erfassung von Arbeitszeit für Lohn, Zeitkonto und Gesetzeskonformität.
2. Regeln schriftlich fixieren: Wer erfasst, wer sieht was, wie lange Daten bleiben.
3. Betriebsrat einbinden: System zeigen, Auswertungen erklären und Zustimmung einholen, wo nötig.
4. Mitarbeitende informieren: Kurz erklären, wie sie buchen und ihre Stunden einsehen.
5. Piloten starten: Mit einem Team beginnen und Erfahrungen einfließen lassen.

Dabei hilft auch, Kollektivvertrag und Betriebsvereinbarung im Blick zu behalten. Gleitzeit, Kernzeit und Überstundenregeln müssen zur Software passen.

Datenschutz von Anfang an

zeitfair ist für Betriebe gebaut, die Arbeitszeit transparent erfassen wollen. Die Daten liegen in der EU, im Rechenzentrum Frankfurt. Den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) schließen Sie online ab. Ein Audit-Log dokumentiert Änderungen, und Sie können Daten exportieren oder löschen.

zeitfair ist eine faire Zeiterfassung. Sie ist keine Überwachungssoftware. Mitarbeitende erfassen ihre Zeit selbst, und Auswertungen bleiben auf Team- und Projektebene. Diese Haltung ist bewusst gewählt.

Die richtige Software auswählen

Achten Sie beim Vergleich auf diese Punkte:

• Bedienung: Erfassung in wenigen Klicks, auch am Handy im Browser
• Pausen und Regeln: Pausen werden erfasst und geprüft
• Korrekturen: Änderungen sind mit Audit-Trail nachvollziehbar
• Export: Berichte und Zeitnachweise für Lohn und Buchhaltung
• Datenschutz: EU-Speicherung, AVV online, Export und Löschung
• Preis: Transparente Kosten pro Nutzer, ein kostenloser Einstieg

Mit dem kostenlosen Plan für bis zu 3 Nutzer testen Sie den Alltag ohne Risiko. Wenn Ihr Team wächst, wechseln Sie in einen passenden Plan.

Gleitzeit, Überstunden und Zeitkonto

Gleitzeit und Vertrauensarbeitszeit sind in Österreich weit verbreitet. Sie bringen Freiheit für Mitarbeitende, verlangen aber saubere Aufzeichnungen. Ohne ein klares Zeitkonto ist später kaum nachvollziehbar, wie viele Überstunden angefallen sind und welche bereits durch Zeitausgleich abgegolten wurden.

Ein gutes System zeigt jederzeit den aktuellen Stand: geleistete Stunden, Soll-Zeit, Überstunden und offene Zeitausgleichstage. Mitarbeitende sehen diesen Stand selbst und können früh gegensteuern, bevor ein Konto ins Minus oder ins Übermaß rutscht. Führungskräfte erkennen Überlastung im Team, ohne Einzelpersonen zu bewerten.

Bei Mehrarbeit lohnt es sich, die Regeln vorab festzulegen. Dazu gehören Fragen wie: Ab wann gilt eine Stunde als Überstunde? Wie werden Zuschläge berechnet? Wer genehmigt Mehrarbeit? Der Kollektivvertrag und die Betriebsvereinbarung geben hier den Rahmen vor. Die Software sollte diese Regeln abbilden, statt sie im Kopf einzelner Personen zu lassen.

Typische Fehler bei der Zeiterfassung

In der Praxis entstehen Probleme meist aus wenigen Gewohnheiten:

• Nachträgliches Erfassen am Monatsende: Vergessene Einträge werden geschätzt. Das führt zu Fehlern und Diskussionen. Besser ist ein täglicher oder wöchentlicher Rhythmus.
• Pausen werden vergessen: Ohne Pausenerfassung stimmen Arbeitszeit und Ruhezeiten nicht. Eine Software mit Pausenregeln erinnert daran.
• Korrekturen ohne Spur: Wenn eine Führungskraft Zeiten ändert, ohne dass es nachvollziehbar ist, verliert das System an Vertrauen. Ein Audit-Log schützt beide Seiten.
• Abwesenheiten in Chats statt im System: Urlaub und Krankenstand gehören in einen Antrag mit Genehmigung. Dann stimmen Überstundenkonto und Planung.
• Zu viele Projekte: Wer jede Minute auf zehn Unterkategorien aufteilt, erfasst lieber gar nichts. Wenige, klare Projekte und Tätigkeiten reichen meist aus.
• Fehlende Erklärung für das Team: Wenn niemand weiß, wofür die Zeiten genutzt werden, entsteht Skepsis. Ein kurzer Zweck-Satz und offene Auswertungen helfen.

Wer diese Punkte von Anfang an bedenkt, spart später viel Zeit bei der Lohnverrechnung und beim Monatsabschluss.

Zeiterfassung für kleine Teams und Projektarbeit

Gerade kleine Teams mit zwei bis zehn Personen profitieren von einer schlanken Lösung. Sie brauchen keine komplexe Personalsoftware, sondern eine Erfassung, die in den Arbeitsalltag passt. Ein Timer am Handy-Browser, ein Klick auf das richtige Projekt und eine Übersicht am Monatsende genügen oft.

In projektbezogenen Betrieben, etwa in Agenturen, Beratungen, Werkstätten oder IT-Dienstleistern, ist die Zuordnung zu Kunden und Aufgaben zentral. So wird sichtbar, welche Projekte Zeit binden und welche Angebote sich tatsächlich rechnen. Die Auswertung auf Projektebene liefert diese Antwort, ohne den Blick auf einzelne Mitarbeitende zu richten.

Zeitnachweise für Kunden oder interne Abrechnung lassen sich als PDF oder CSV exportieren. Das spart manuelle Tabellen und reduziert Rückfragen.

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Eine gute Zeiterfassung spart Zeit, schafft Klarheit und hält Ihren Betrieb rechtssicher. zeitfair macht den Einstieg einfach: Legen Sie Ihr Team an, buchen Sie die erste Woche und sehen Sie, wie sich der Monatsabschluss verändert.