Arbeitszeitaufzeichnungen Österreich: Wann sind sie Pflicht?

Arbeitgeber in Österreich müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten aufzeichnen. Wer diese Pflicht erfüllt, schützt sich vor Verwaltungsstrafen und hat im Streitfall belastbare Nachweise. Dieser Leitfaden erklärt, wen die Pflicht trifft, was erfasst werden muss und wo das Gesetz Erleichterungen vorsieht.

Wer muss Arbeitszeit aufzeichnen?

Die Pflicht trifft Arbeitgeber, deren Beschäftigte unter das Arbeitszeitgesetz (AZG) fallen. Dazu gehören die meisten unselbstständigen Beschäftigungsverhältnisse. Der Arbeitgeber bleibt verantwortlich, auch wenn Beschäftigte ihre Zeiten selbst eintragen oder ein System des Betriebs nutzen.

Für Beschäftigte, die während der Wochen-, Ersatz- oder Feiertagsruhe arbeiten, gilt zusätzlich das Arbeitsruhegesetz (ARG). Dort geht es vor allem um die Dokumentation von Arbeit während der Ruhezeiten. Leitende Angestellte fallen grundsätzlich nicht unter das AZG. Ob im Einzelfall eine Ausnahme vorliegt, hängt von der konkreten Tätigkeit und Stellung ab und sollte geprüft werden.

Auch Teilzeitkräfte, geringfügig Beschäftigte und Lehrlinge sind erfasst, wenn das AZG auf ihr Arbeitsverhältnis anwendbar ist. Eine kurze Arbeitszeit befreit also nicht von der Aufzeichnung.

Was muss aufgezeichnet werden?

Nach §26 AZG und den Regeln zu Ruhezeiten sind folgende Angaben festzuhalten:

Die Ruhepause selbst ist in §11 AZG geregelt. Bei einer Tagesarbeitszeit von mehr als sechs Stunden ist eine halbstündige Ruhepause vorgesehen. Die Pause muss also nicht nur gewährt, sondern auch in der Aufzeichnung erkennbar sein. Wer durcharbeitet und keine Pause einträgt, erzeugt im Kontrollfall ein Nachweisproblem, selbst wenn tatsächlich eine Pause genommen wurde.

Beispiel für eine Tagesaufzeichnung

Eine Mitarbeiterin beginnt um 8:00 Uhr, macht von 12:00 bis 12:30 Uhr Pause und endet um 16:30 Uhr. Die Tagesarbeitszeit beträgt 8 Stunden, die Ruhepause liegt in der Mitte des Tages. Die Aufzeichnung enthält dann Beginn, Ende, Dauer der Pause und die Gesamtdauer der Arbeitszeit. Ein Vermerk wie "ganztags" reicht nicht aus.

Erleichterungen bei fixer Arbeitszeit, Gleitzeit und Homeoffice

Das AZG unterscheidet nach der Form der Arbeitszeiteinteilung. Je flexibler die Arbeitszeit, desto stärker unterscheiden sich die Anforderungen. Die Erleichterungen gelten nicht pauschal, sondern nur unter den genannten Voraussetzungen.

Fixe Arbeitszeiteinteilung

Ist die Arbeitszeit schriftlich fix eingeteilt, sind keine täglichen Einzelaufzeichnungen nötig. Der Arbeitgeber muss die Einhaltung zumindest am Ende jedes Entgeltzeitraums bestätigen und sie der Arbeitsinspektion auf Verlangen vorlegen. Abweichungen vom Plan sind laufend festzuhalten, etwa Überstunden oder ein früheres Ende.

Gleitzeit und Durchrechnung

Bei Gleitzeit oder einer Durchrechnung müssen Beginn und Dauer des Durchrechnungszeitraums erkennbar sein. Wird ein elektronisches System genutzt, erhalten Beschäftigte auf Verlangen eine Kopie der Aufzeichnungen oder ein Einsichtsrecht. So bleibt die Gleitzeitbilanz für beide Seiten nachvollziehbar.

Selbstbestimmte Arbeitszeit und Homeoffice

Bei selbstbestimmter Arbeitszeit und Telework genügt die Aufzeichnung der Dauer der täglichen Arbeitszeit. Beginn und Ende müssen dann nicht festgehalten werden. In der Praxis bewährt sich deshalb eine Saldenaufzeichnung: Pro Tag oder Woche wird die geleistete Zeit gegen die Sollzeit gestellt, und der Saldo bleibt sichtbar. Überstunden und Ausgleich lassen sich so über den Monat steuern, ohne jede Einzelzeit festhalten zu müssen.

Ruhepausen über Betriebsvereinbarung

Eine Betriebsvereinbarung kann Lage und Dauer der Pausen festlegen oder Beschäftigten ein Zeitfenster für Pausen einräumen. Gibt es keinen Betriebsrat, ist eine schriftliche Vereinbarung mit jeder Person möglich. In beiden Fällen genügt es, Abweichungen festzuhalten. Der Betriebsrat sollte früh eingebunden werden, weil die Regelung die Arbeitsorganisation im ganzen Team betrifft.

Aufbewahrung

Die allgemeine Aufbewahrungsfrist beträgt ein Jahr. Für Lenkerinnen und Lenker gilt eine Frist von 24 Monaten. Das Verzeichnis der Jugendlichen ist zwei Jahre aufzubewahren. Andere Gesetze können längere Fristen vorsehen, etwa im Lohn-, Sozialversicherungs- oder Steuerrecht. Wer sich unsicher ist, sollte die längste anwendbare Frist wählen.

Die Aufzeichnungen müssen so geführt werden, dass sie bei einer Kontrolle sofort vorliegen. Papierlisten, Excel-Tabellen und digitale Systeme sind zulässig, solange die Angaben vollständig sind und nachträglich nachvollzogen werden können. Änderungen sollten als Korrektur mit Datum und Begründung erkennbar bleiben und dürfen die ursprünglichen Einträge nicht unsichtbar überschreiben.

Typische Fehler in der Praxis

Aus Kontrollen und Beratungsfällen lassen sich immer wieder dieselben Schwachstellen ableiten. Die meisten sind mit einfachen Routinen vermeidbar.

• Nur Soll-Zeiten gepflegt: Der Dienstplan wird abgelegt, Abweichungen werden aber nicht vermerkt. Bei fixer Einteilung sind genau diese Abweichungen die Pflicht.
• Pausen fehlen: Die Pause wird gemacht, aber nicht eingetragen. Im Kontrollfall fehlt dann der Nachweis.
• Nachträgliche Sammelerfassung: Am Monatsende werden Zeiten pauschal eingetragen. Das wirkt unglaubwürdig und ist schwer zu prüfen.
• Überschreibungen ohne Spur: Ein falscher Eintrag wird einfach geändert. Besser ist eine Korrektur mit Begründung, die den ursprünglichen Wert sichtbar lässt.
• Homeoffice ohne Regel: Mobil gearbeitet wird, aber niemand hält fest, was als Arbeitszeit zählt. Eine klare Regel im Betrieb schafft hier Sicherheit.
• Zuständigkeit ungeklärt: Niemand fühlt sich für die Unterlagen verantwortlich. Eine benannte Person verhindert, dass Lücken entstehen.

Strafen nach §28 AZG

Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht sind Verwaltungsübertretungen. §28 AZG legt den Strafrahmen fest. Die Strafe richtet sich nach dem konkreten Verstoß und wird je betroffener Person bemessen. Bei Wiederholung liegt der Strafrahmen höher. Die genauen Beträge sind im Gesetz geregelt und können sich ändern. Entscheidend ist daher immer der aktuelle Gesetzestext. Für die betriebliche Praxis heißt das: Lieber früh eine saubere Struktur aufbauen, als im Ernstfall einzelne Verstöße erklären zu müssen.

Strafbar ist nicht nur das völlige Fehlen von Aufzeichnungen. Auch unvollständige Angaben, etwa ohne Pausen oder ohne Durchrechnungszeitraum, können beanstandet werden. Deshalb lohnt sich eine regelmäßige Prüfung der Aufzeichnungen, bevor eine Kontrolle stattfindet.

Die Rolle der Arbeitsinspektion

Die Arbeitsinspektion kontrolliert die Einhaltung des AZG und des ARG. Sie kann Aufzeichnungen einsehen, Nachweise verlangen und Betriebe prüfen. Im Betrieb sollte eine Person benannt sein, die für die Unterlagen verantwortlich ist und Auskünfte geben kann. Diese Person sollte wissen, wo die Aufzeichnungen liegen, wie sie exportiert werden und welche Fristen gelten. Bei einer Kontrolle zählt, dass Unterlagen schnell vorliegen und plausibel sind.

Die Arbeitsinspektion achtet dabei nicht nur auf Vollständigkeit, sondern auch darauf, ob die Angaben zur tatsächlichen Arbeit passen. Auffällige Muster, etwa ständig identische Zeiten ohne Abweichungen, können Nachfragen auslösen.

Beschäftigte können sich bei Fragen an die Arbeiterkammer oder die Arbeitsinspektion wenden. Eine saubere, vollständige Dokumentation ist die beste Vorbereitung auf eine Kontrolle und schafft Vertrauen im Team.

Checkliste für Arbeitgeber

• Prüfen, welche Beschäftigten unter das AZG oder ARG fallen
• Arbeitszeiteinteilung schriftlich festhalten: fix, Gleitzeit, Durchrechnung oder selbstbestimmt
• Beginn, Ende, Pausen und Ruhezeiten lückenlos erfassen
• Abweichungen von fixen Plänen sofort dokumentieren
• Korrekturen mit Begründung nachvollziehbar speichern
• Aufbewahrungsfristen festlegen und Löschregeln dokumentieren
• Betriebsrat oder schriftliche Vereinbarung für Pausenregelungen klären
• Zeitnachweise monatlich prüfen und an Beschäftigte ausgeben

So unterstützt zeitfair die Pflicht

zeitfair erfasst Arbeitszeiten mit Timer oder manuellen Einträgen, inklusive Projekten und Pausen. Pausen werden mit Prüfungen nach dem Arbeitszeitgesetz erfasst. Korrekturen bleiben im Audit-Trail nachvollziehbar. Monatliche Zeitnachweise lassen sich als PDF exportieren, Berichte auch als CSV.

Beschäftigte können ihre Zeiten selbst einsehen und Abwesenheiten beantragen. Auswertungen gibt es auf Team- und Projektebene. Individuelles Scoring gibt es nicht, denn zeitfair ist kein Werkzeug zur Mitarbeiterüberwachung. Die Daten werden in der EU (Frankfurt) gespeichert, und der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist online verfügbar.

Weitere Informationen finden Sie auf den Seiten zur Arbeitszeiterfassung und zur Zeiterfassung.

Hinweis

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Gesetze ändern sich, und jeder Betrieb hat eigene Umstände. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an eine Rechtsberatung, die Arbeiterkammer oder die WKO.