Arbeitszeiterfassung in Österreich: digital, fair und DSGVO-konform

Was Arbeitszeiterfassung in Österreich bedeutet

Arbeitszeiterfassung heißt, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festzuhalten. In Österreich ist das keine freie Entscheidung des Arbeitgebers. Das Arbeitszeitgesetz (AZG) verpflichtet Arbeitgeber, die geleistete Arbeitszeit aufzuzeichnen. Wie das geschieht, lässt das Gesetz offen. Papier, Excel oder eine digitale Lösung sind zulässig, solange die Aufzeichnungen vollständig, richtig und jederzeit verfügbar sind.

Für viele Betriebe stellt sich deshalb weniger die Frage des Ob, sondern des Wie. Gefragt sind ein Verfahren mit wenig Verwaltungsaufwand, möglichst wenige Fehlerquellen und eine Lösung, bei der Mitarbeitende den Überblick über ihre eigenen Zeiten behalten. Wer das Thema allgemeiner betrachten möchte, findet im Überblick zur Zeiterfassung die Grundlagen.

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nach AZG §26

Was aufgezeichnet werden muss

Nach §26 AZG sind Arbeitgeber verpflichtet, Aufzeichnungen über die geleistete Arbeitszeit zu führen. Dazu gehören Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie Lage und Ausmaß der Ruhepausen. Die Aufzeichnungen müssen so geführt sein, dass sie bei einer Kontrolle vorgelegt werden können. Sie sind mindestens drei Jahre aufzubewahren.

Die Pflicht trifft den Arbeitgeber, nicht die Mitarbeitenden. Trotzdem ist es im Alltag meist praktischer, wenn Beschäftigte ihre Zeiten selbst erfassen oder bestätigen. Das reduziert Nachträge und Diskussionen am Monatsende.

Wer ist betroffen?

Die Aufzeichnungspflicht gilt grundsätzlich für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die unter das AZG fallen. Leitende Angestellte im Sinne des Gesetzes fallen nicht unter das AZG. Für andere Gruppen gibt es Ausnahmen, etwa für bestimmte Tätigkeiten oder über den Kollektivvertrag. Ob eine Ausnahme greift, hängt vom Einzelfall ab. Im Zweifel sollten Betriebe die Frage mit der Arbeiterkammer oder mit einer fachkundigen Beratung klären, bevor sie auf eine Zeiterfassung verzichten.

Verwaltungsstrafen nach §28 AZG

Wer die Aufzeichnungspflicht verletzt, begeht eine Verwaltungsübertretung. Die Strafen nach §28 AZG können je betroffener Arbeitnehmerin oder je betroffenem Arbeitnehmer verhängt werden. Bei mehreren Beschäftigten summiert sich das Risiko schnell. Eine lückenlose Dokumentation von Anfang an ist deshalb günstiger als jede nachträgliche Rekonstruktion.

Rolle des Arbeitsinspektorats

Das Arbeitsinspektorat kontrolliert die Einhaltung des AZG. Bei einer Kontrolle werden die Aufzeichnungen verlangt. Fehlen sie oder sind sie unvollständig, drohen Strafen. Eine Lösung, die Änderungen zeitlich und personenbezogen speichert, erleichtert die Prüfung deutlich, weil sich jede Korrektur belegen lässt.

Welche Angaben gehören in die Aufzeichnung?

Korrekturen sollten nie stillschweigend überschrieben werden. Entscheidend ist, dass die ursprüngliche Eintragung, die Änderung und die Begründung sichtbar bleiben. Genau das unterscheidet eine ordentliche Aufzeichnung von einer, die bei einer Kontrolle Fragen aufwirft.

Typische Fehler bei der Zeiterfassung

Die häufigsten Probleme entstehen nicht bei der Erfassung selbst, sondern beim Monatsabschluss. Drei Muster wiederholen sich in der Praxis:

• Nachträgliche Sammelbuchungen: Wer die Zeiten erst am Monatsende aus dem Gedächtnis einträgt, produziert ungenaue Angaben. Besser ist eine tägliche Erfassung, auch wenn sie nur wenige Sekunden dauert.
• Fehlende Pausen: Ruhepausen werden oft nicht eingetragen, weil sie als selbstverständlich gelten. Im Nachweis fehlen sie dann, und das fällt bei einer Kontrolle sofort auf.
• Überschriebene Korrekturen: Wenn ein Vorgesetzter Zeiten ändert, ohne dass Ursprungswert und Begründung erhalten bleiben, lässt sich der Verlauf nicht mehr belegen.

Eine klare Routine hilft. Mitarbeitende erfassen täglich, Führungskräfte prüfen wöchentlich, und die Personalverantwortung zeichnet den Monat zum Stichtag ab. So entsteht ein Zeitnachweis, der im Streitfall trägt.

Gleitzeit, Überstunden und Feiertage

Gleitzeit nach §4b AZG

Gleitzeit erlaubt, Beginn und Ende der Arbeit innerhalb eines vereinbarten Rahmens flexibel zu legen. Grundlage ist eine Gleitzeitvereinbarung nach §4b AZG, die Gleitzeitrahmen, Kernzeit und Ausgleichszeitraum festlegt. Ohne saubere Aufzeichnung lässt sich ein Gleitzeitsaldo kaum prüfen, und genau daran scheitern Betriebe bei Kontrollen oft. Wer Gleitzeit anbietet, braucht deshalb eine Erfassung, die den Saldo jederzeit ausweist.

Überstunden und Zeitausgleich

Überstunden sind Arbeitszeiten über die vereinbarte Normalarbeitszeit hinaus. Wie sie abgegolten werden, regeln Arbeitsvertrag und Kollektivvertrag. Für die Abrechnung braucht es in jedem Fall einen verlässlichen Saldo, der Mitarbeitenden und Führung gleichermaßen zugänglich ist. Ein laufender Stand verhindert, dass Überstunden erst am Jahresende auffallen.

Feiertage in Österreich

Die meisten Feiertage gelten in ganz Österreich, etwa der Nationalfeiertag am 26. Oktober oder Mariä Empfängnis am 8. Dezember. Bei einzelnen Feiertagen gibt es Besonderheiten. Der Karfreitag ist zum Beispiel nur für evangelische Beschäftigte arbeitsfrei, für andere bleibt er ein normaler Arbeitstag. Wer Feiertage automatisch berücksichtigen will, sollte prüfen, ob das System die Regeln je Beschäftigtem und Standort abbilden kann. Sonst entstehen Fehlbuchungen, die im Monatsabschluss auffallen.

Digitale Zeiterfassung mit zeitfair

zeitfair erfasst Arbeitszeit per Timer oder manuell, ordnet sie Projekten, Kundinnen und Aufgaben zu und führt Pausen, Abwesenheiten und Überstunden in einem Konto zusammen. Korrekturen laufen über einen Audit-Trail. Die Erfassung funktioniert im mobilen Browser als Web-App (PWA), sodass auch Mitarbeitende im Außendienst oder auf Baustellen einstempeln können.

Für österreichische Betriebe relevant sind vor allem diese Punkte:

• Die Daten werden in der EU (Frankfurt) gespeichert.
• Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist online verfügbar.
• Mitarbeitende nutzen Self-Service und sehen ihre eigenen Zeiten, Salden und Anträge.
• Monatliche Zeitnachweise lassen sich als PDF erstellen, zum Beispiel als Zeitnachweis Jänner.
• Auswertungen erfolgen auf Team- und Projektebene. Ein individuelles Scoring gibt es nicht.

zeitfair ist bewusst keine Mitarbeiterüberwachung. Die Software hält fest, wann gearbeitet wurde, und bewertet keine einzelnen Personen. Wer Arbeitszeit fair erfassen will, braucht genau diese Trennung. Einen Überblick über Funktionen und Einsatzbereiche bietet auch der Beitrag zur Arbeitszeitaufzeichnung und Pflicht.

Betriebsrat und Datenschutz

Betriebe mit Betriebsrat sollten die Einführung früh abstimmen. Nach §96 ArbVG kann die Einführung technischer Systeme zur Kontrolle von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zustimmungspflichtig sein, wenn sie die Menschenwürde berühren. Eine Betriebsvereinbarung regelt, welche Daten erfasst werden, wer sie sehen darf und wie lange sie gespeichert bleiben. Eine Zeiterfassung ohne Leistungsbewertung macht diese Abstimmung in der Regel einfacher.

Auch europarechtlich ist der Rahmen klar. Der EuGH hat in der Rechtssache C-55/18 festgehalten, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einführen müssen. Die Zeiterfassung ist damit auch eine Frage der Nachweisbarkeit. Da Beschäftigtendaten im Arbeitsverhältnis besonders sensibel sind, sollten Datenschutz und Betriebsrat von Anfang an eingebunden werden.

Monatsabschluss in der Praxis

Ein gutes Beispiel für den Ablauf ist der Abschluss für Jänner. Am ersten Werktag des Folgemonats liegen die Zeiten der Beschäftigten vollständig vor. Offene Einträge, fehlende Pausen oder Abwesenheiten ohne Freigabe werden geklärt, bevor der Monat gesperrt wird. Danach erstellt das System den Zeitnachweis als PDF, den die Mitarbeitenden einsehen und bestätigen können.

Dieser Ablauf hat zwei Vorteile. Erstens erkennt die Personalverwaltung Fehler früh, bevor sie in die Lohnverrechnung wandern. Zweitens haben Mitarbeitende jederzeit Einblick in ihren Saldo, sodass Überstunden kein Überraschungsthema mehr sind. Wer den Abschluss monatlich durchführt, muss am Jahresende nichts rekonstruieren.

Für Betriebe mit mehreren Standorten oder Projekten lohnt es sich, die Monatsabschlüsse zentral zu koordinieren. Gleiche Feiertagsregeln, gleiche Pausenmodelle und gleiche Abwesenheitsarten machen die Auswertung vergleichbar. Gerade bei wechselnden Teams ist diese Einheitlichkeit der wichtigste Hebel für weniger Nacharbeit.

So führen Sie die Zeiterfassung ein

1. Ist-Stand prüfen: Wer erfasst heute wie, und wer fällt unter das AZG?
2. Gleitzeit-, Pausen- und Überstundenregeln schriftlich festhalten.
3. Betriebsrat oder Mitarbeitende früh einbeziehen und eine Betriebsvereinbarung abstimmen.
4. Feiertage, Kollektivvertrag und Abwesenheitsregeln im System hinterlegen.
5. Mit einem Team testen, danach alle Beschäftigten umstellen.
6. Monatlich Zeitnachweise abnehmen und Salden prüfen.

Hinweis

Dieser Text ist keine Rechtsberatung. Gesetze, Kollektivverträge und Auslegungen können sich ändern. Für eine verbindliche Auskunft wenden Sie sich an die Arbeiterkammer, das Arbeitsinspektorat oder eine fachkundige Rechtsberatung.